Pla de continuïtat informàtica per a una pime
Com preparar un pla de continuïtat informàtica en una pime: quins sistemes prioritzar, quant de temps poden estar aturats, quins escenaris cal preveure i com provar-lo perquè funcioni el dia que calgui.
Un pla de continuïtat informàtica per a una pime és un document curt que diu quins sistemes són imprescindibles per continuar treballant, quant de temps pot estar aturat cadascun, com es recupera i qui fa què quan alguna cosa falla: una caiguda d'internet, un servidor espatllat, un ransomware o una oficina inaccessible. No cal un manual de cent pàgines. Per a una empresa petita, unes quantes pàgines ben pensades i provades un cop l'any serveixen molt més que un document llarg que ningú no llegeix.
Què cobreix un pla de continuïtat informàtica
El pla respon a una pregunta pràctica: si demà falla això, com continuem? Se centra en la informàtica (sistemes, dades, comunicacions) i deixa per a altres documents la resta, com les assegurances o l'organització de la plantilla. Té dues parts que se solen barrejar. Una és preventiva: còpies, redundàncies, alternatives preparades. L'altra és de reacció: a qui es truca, en quin ordre es recupera i com es treballa mentrestant.
Dos conceptes útils: quant de temps i quantes dades
En continuïtat es parla de RTO i RPO. Traduïts al llenguatge d'oficina, són dues preguntes per a cada sistema:
- Quant de temps pot estar aturat abans que sigui un problema seriós? (RTO, temps de recuperació objectiu)
- Quanta feina em puc permetre perdre i haver de refer? (RPO, punt de recuperació objectiu)
Aquestes respostes corresponen a la direcció, perquè depenen del negoci, i condicionen tota la part tècnica. Si comptabilitat pot refer un dia d'assentaments sense cap drama, n'hi ha prou amb una còpia nocturna. Si perdre un matí de comandes vol dir tenir clients enfadats, calen còpies més freqüents o un sistema replicat.
Un exemple hipotètic: despatx de dotze persones
Posem per cas un despatx d'advocats de Sabadell amb dotze persones, correu a Microsoft 365, un programa de gestió d'expedients en un servidor local, una connexió de fibra i una impressora multifunció. La seva taula de continuïtat podria quedar així:
| Sistema | Aturada tolerable | Pèrdua de dades tolerable | Pla B |
|---|---|---|---|
| Correu (Microsoft 365) | Poques hores | Cap | Accés web des de qualsevol equip; còpia externa de les bústies |
| Gestió d'expedients | Mig dia | Unes quantes hores | Restaurar des del NAS en un servidor de reserva o al núvol |
| Internet | Una hora | No s'hi aplica | Línia de reserva 4G o 5G que entra automàticament si cau la fibra |
| Ordinadors | Un dia per lloc de treball | El que s'hagi desat en local | Portàtil de reserva configurat; fitxers sempre al servidor o a OneDrive |
| Impressió | Un dia | No s'hi aplica | Segona impressora o enviament a una copisteria propera |
Fixa't que el pla B d'internet és barat i evita un problema molt comú: amb la fibra caiguda no hi ha correu, ni programa al núvol, ni telèfon si la centraleta és IP. Per a un despatx amb terminis judicials, quedar-se sense connexió l'últim dia d'un termini és un mal tràngol. A la pàgina d'informàtica per a assessories i despatxos trobaràs més informació sobre aquest tipus d'oficines, i a la de xarxes i wifi per a empreses, com es munta una línia de reserva.
Com fer el pla de continuïtat en cinc passos
- Fes una llista dels sistemes. Correu, programa de gestió, carpetes compartides, internet, telefonia, impressió, web o botiga en línia. Inclou-hi els de tercers: si l'ERP és al núvol, també en depens.
- Posa prioritats i temps. Per a cada sistema, quant de temps pot estar aturat i quantes dades es poden perdre. Fes-ho amb la direcció i l'equip d'informàtica a la mateixa taula.
- Descriu el pla B i la recuperació. Què es fa mentre el sistema està caigut i com es torna a la normalitat: des de quina còpia, en quin ordre i amb quin equip.
- Assigna persones i contactes. Qui decideix, qui truca al proveïdor, qui avisa els clients. Telèfons del proveïdor d'informàtica, de l'operador, del fabricant de l'ERP i de l'asseguradora, en paper i també a l'ordinador.
- Prova'l i revisa'l. Un cop l'any, simula un escenari i comprova si el pla funciona. Actualitza'l cada vegada que canviï alguna cosa important.
Escenaris que convé preveure
No cal preveure tots els desastres possibles. Amb uns quants escenaris ben pensats es cobreix gairebé tot el que li pot passar a una pime:
- Caiguda d'internet durant hores o dies.
- Avaria greu del servidor o del NAS.
- Ransomware que xifra servidors i equips.
- Oficina inaccessible per un incendi, una inundació o un tall de llum prolongat.
- Caiguda d'un servei al núvol del qual depens.
- Absència de la persona que sap com funciona tot.
El ransomware mereix un procediment propi, perquè obliga a prendre decisions ràpides durant les primeres hores; ho expliquem a què fer davant d'un atac de ransomware. L'últim escenari s'oblida sovint: si només una persona coneix les contrasenyes o sap com restaurar, el pla depèn que aquesta persona estigui disponible.
Provar el pla: la part que gairebé ningú no fa
Un pla sense provar té moltes possibilitats de fallar el dia que es necessita. La prova no ha de ser complicada. Pots restaurar el servidor de gestió en un equip a part i comprovar que arrenca amb les dades d'ahir. O desconnectar la fibra un divendres a la tarda per veure si la línia de reserva entra automàticament. O asseure la direcció mitja hora i recórrer l'escenari de ransomware pas a pas, amb el document a la mà, preguntant «i ara qui fa això?».
Cada prova sol fer aflorar alguna cosa: una contrasenya que ningú no troba, un telèfon de suport que ja no existeix, una restauració que triga el triple del que es preveia. Més val descobrir-ho un divendres tranquil que un dilluns amb l'oficina aturada.
On guardar el pla
Sembla obvi, però el pla no pot estar només al servidor que s'ha espatllat. Guarda'n una còpia impresa a l'oficina, una altra a casa d'un responsable i una versió al núvol accessible des del mòbil. Les credencials d'emergència, de manera segura: en un gestor de contrasenyes amb accés d'emergència o en un sobre tancat amb clau.
A TICB2B preparem el pla de continuïtat juntament amb la direcció a partir del diagnòstic d'equips, xarxa i còpies, i muntem el que calgui per complir-lo: còpies, línia de reserva o servidors i cloud amb recuperació ràpida. Si vols saber quant trigaria la teva empresa a tornar a treballar després d'una fallada greu, demana'ns una revisió de continuïtat.
Preguntes freqüents
Per a la majoria de pimes no hi ha cap obligació general de tenir un document amb aquest nom, tot i que alguns sectors regulats i certs clients grans l'exigeixen. El RGPD sí que demana mesures per restaurar la disponibilitat de les dades personals després d'un incident. Si tens dubtes sobre el teu cas concret, consulta-ho amb la teva assessoria o amb el teu delegat de protecció de dades.
Les còpies de seguretat són una eina; el pla de continuïtat recull les decisions sobre com continuar treballant quan alguna cosa falla. El pla diu què es recupera primer, en quant de temps, des de quina còpia, qui ho fa i com es treballa mentrestant. Pots tenir bones còpies i, sense un pla, trigar dies a fer-les servir bé.
Revisa'l almenys un cop l'any, coincidint amb una prova, i cada vegada que hi hagi un canvi important: un servidor nou, una migració al núvol, un canvi de proveïdor, un trasllat o la sortida d'una persona amb responsabilitats tècniques. Un pla amb telèfons i contrasenyes de fa tres anys pot confondre més que no pas ajudar.
