Informàtica per a assessories i despatxos

Una assessoria, una gestoria o un despatx d'advocats gestiona cada dia informació que no és seva: nòmines, declaracions, escriptures, expedients, contractes. La seva informàtica ha de complir dues condicions alhora. Que cada persona vegi només el que li toca i que res no es perdi ni es filtri, sobretot en campanya, quan un equip aturat una tarda es nota en tots els terminis.

La majoria treballa amb un o diversos programes de gestió del despatx (comptabilitat, nòmines, renda, societats) instal·lats en un servidor o al núvol del fabricant, a més del correu i els documents a Microsoft 365. Amb els anys es van sumant usuaris, carpetes i excepcions, i aquí apareixen els problemes de sempre:

• Carpetes compartides on qualsevol pot obrir-ho tot, incloses les nòmines del mateix despatx.
• Correu sense autenticació de doble factor, en bústies que reben cada dia factures i requeriments falsos.
• Accés remot muntat amb presses, de vegades obrint l'escriptori remot del servidor directament a internet.
• Còpies que existeixen, però que ningú no ha restaurat mai per comprovar que funcionen.

Suposa, com a exemple inventat, un despatx de sis persones a Terrassa. Una administrativa rep un correu que imita l'Agència Tributària, escriu la seva contrasenya en una pàgina falsa i, a partir d'aquí, algú envia missatges des de la seva bústia als clients demanant que canviïn el número de compte de les domiciliacions. Amb el doble factor activat i un parell de regles d'alerta a Microsoft 365, aquest atac s'hauria quedat en un intent.

Pel que fa al RGPD, preferim ser prudents. Nosaltres posem les mesures tècniques (permisos, xifratge, còpies, registre d'accessos) i t'ajudem a documentar-les, però les obligacions concretes del teu despatx les ha de confirmar el teu consultor de protecció de dades. Per a la part tècnica tens més detall a gestió de Microsoft 365 per a empreses i a còpies de seguretat per a empreses.

Primer, una conversa amb qui porta la gestió del despatx (sovint, un dels socis) per entendre com s'organitza la feina: quins programes feu servir, qui accedeix a quins clients, qui fa teletreball i en quines èpoques de l'any no es pot tocar res. Després revisem el servidor o el núvol, els permisos de les carpetes, la configuració de Microsoft 365 i les còpies, i provem de restaurar algun fitxer.

La proposta arriba per escrit i ordenada per risc. Gairebé sempre el primer és el doble factor, les còpies provades i els permisos, perquè són canvis ràpids que redueixen molt el perill. El que implica aturar programes, com una migració de servidor, es planifica fora de campanya i en dates tranquil·les. Si treballeu amb un fabricant de programari que dona el seu propi suport, ens hi coordinem per no trepitjar-nos. Després queda el suport continu, remot per al dia a dia i presencial si el despatx és a Catalunya.