Informática para asesorías y despachos

Una asesoría, una gestoría o un despacho de abogados maneja a diario información que no es suya: nóminas, declaraciones, escrituras, expedientes, contratos. Su informática tiene que cumplir dos condiciones a la vez. Que cada persona vea solo lo que le toca y que nada se pierda ni se filtre, sobre todo en campaña, cuando un equipo parado una tarde se nota en todos los plazos.

La mayoría trabaja con uno o varios programas de gestión del despacho (contabilidad, nóminas, renta, sociedades) instalados en un servidor o en la nube del fabricante, más el correo y los documentos en Microsoft 365. Con los años se van sumando usuarios, carpetas y excepciones, y ahí aparecen los problemas de siempre:

• Carpetas compartidas donde cualquiera puede abrir todo, incluidas las nóminas del propio despacho.
• Correo sin doble factor de autenticación, en buzones que reciben a diario facturas y requerimientos falsos.
• Acceso remoto montado con prisas, a veces abriendo el escritorio remoto del servidor directamente a internet.
• Copias que existen, pero que nadie ha restaurado nunca para comprobar que funcionan.

Supón, como ejemplo inventado, un despacho de seis personas en Terrassa. Una administrativa recibe un correo que imita a la Agencia Tributaria, escribe su contraseña en una página falsa y, a partir de ahí, alguien envía mensajes desde su buzón a los clientes pidiendo que cambien el número de cuenta de las domiciliaciones. Con el doble factor activado y un par de reglas de alerta en Microsoft 365, ese ataque se habría quedado en un intento.

Sobre el RGPD preferimos ser prudentes. Nosotros ponemos las medidas técnicas (permisos, cifrado, copias, registro de accesos) y te ayudamos a documentarlas, pero las obligaciones concretas de tu despacho las debe confirmar tu consultor de protección de datos. Para la parte técnica tienes más detalle en gestión de Microsoft 365 para empresas y en copias de seguridad para empresas.

Primero, una conversación con quien lleva la gestión del despacho (a menudo, uno de los socios) para entender cómo se organiza el trabajo: qué programas usáis, quién accede a qué clientes, quién teletrabaja y en qué épocas del año no se puede tocar nada. Luego revisamos el servidor o la nube, los permisos de las carpetas, la configuración de Microsoft 365 y las copias, y probamos a restaurar algún archivo.

La propuesta llega por escrito y ordenada por riesgo. Casi siempre lo primero es el doble factor, las copias probadas y los permisos, porque son cambios rápidos que reducen mucho el peligro. Lo que implica parar programas, como una migración de servidor, se planifica fuera de campaña y en fechas tranquilas. Si trabajáis con un fabricante de software que da su propio soporte, nos coordinamos con él para no pisarnos. Después queda el soporte continuo, remoto para el día a día y presencial si el despacho está en Cataluña.