Informática para clínicas

Una clínica, sea dental, de fisioterapia o de especialidades, depende de pocas piezas, pero de todas a la vez. En recepción, un ordenador con la agenda, una impresora y a menudo un datáfono. En cada consulta, otro equipo con el historial del paciente y, según la especialidad, conectado a aparatos que generan imágenes. Por detrás, el programa de gestión de la clínica (en un servidor propio o en la nube del fabricante), el correo, la wifi y, muchas veces, un NAS con las imágenes.

Si la recepción no arranca a las nueve, la agenda del día se complica. Y como se trabaja con datos de salud, que el RGPD trata como una categoría especial, los descuidos pesan más que en otros negocios. Lo que encontramos más a menudo:

• Un único usuario compartido en todos los ordenadores, sin forma de saber quién consultó qué.
• Pantallas de consulta que se quedan abiertas con el historial a la vista cuando el profesional sale.
• La wifi de la sala de espera en la misma red que el servidor y los equipos clínicos.
• Copias en un disco USB que alguien se lleva a casa cada viernes, sin cifrar ni etiquetar.

Planteemos un ejemplo hipotético: una clínica dental en Girona con cuatro gabinetes. El equipo que guarda las radiografías es un PC antiguo debajo del mostrador y nadie sabe si sus imágenes entran en la copia. Un fallo de disco ahí supone perder parte de los historiales. Se resuelve inventariando, moviendo esas imágenes a un almacenamiento con copia y comprobando que la restauración funciona.

Sobre la normativa, una advertencia honesta: no somos asesores legales. Aplicamos medidas técnicas como usuarios individuales, bloqueo automático de pantallas, cifrado, copias y registro de accesos, y te ayudamos a documentarlas. Lo que la ley exige exactamente a tu clínica debe confirmarlo tu delegado de protección de datos o tu asesoría. Más detalle en ciberseguridad para empresas.

Hacemos el diagnóstico en un momento tranquilo, a primera hora o al cerrar, para no interrumpir las consultas ni a los pacientes. Recorremos recepción, gabinetes y el sitio donde está el servidor, y apuntamos qué equipos hay, quién los usa, cómo se conectan los aparatos que generan imágenes y dónde acaban esos datos. Preguntamos también por el programa de gestión: si está en la nube del fabricante o instalado en la clínica, y quién da su soporte.

La propuesta, por escrito, suele empezar por usuarios individuales, wifi de pacientes separada y copias verificadas, cambios que se hacen sin cerrar la clínica ni un solo día. La renovación de equipos o el cambio de servidor se planifican con calma y fuera del horario de consulta. Si ya trabajáis con un delegado de protección de datos, le pasamos la documentación técnica que necesite. A partir de ahí, mantenimiento y soporte continuo, con el tiempo de respuesta fijado en el contrato.