Software de gestión para empresas que ya no caben en un Excel

Casi ninguna empresa empieza con un ERP. Se empieza con un programa de facturación, una hoja de cálculo para el stock y el correo para recibir pedidos. Funciona mientras el volumen es pequeño y la misma persona lo tiene todo en la cabeza. El problema llega poco a poco, y por eso cuesta verlo.

Estas son las señales que más nos encontramos cuando una empresa nos llama:

• Hay varias hojas de cálculo con el mismo listado de clientes o de artículos, y ninguna coincide del todo con las demás.
• Los pedidos llegan por correo, por WhatsApp o por teléfono, y alguien los vuelve a teclear en el programa de facturación.
• Para saber cuántas unidades quedan de una referencia hay que bajar al almacén o preguntar a una persona concreta.
• Las tarifas especiales de cada cliente están en la memoria del comercial o en un PDF que nadie actualiza.
• Cerrar el mes supone varios días cruzando datos entre contabilidad, ventas y almacén.
• Si la persona que «sabe cómo va el Excel» se pone de baja, medio departamento se para.

Con dos o tres de estas señales ya vale la pena hacer números. Cada dato duplicado es una ocasión de error, y esos errores acaban en un albarán equivocado, un cliente que recibe una tarifa que no le toca o una rotura de stock que nadie vio venir.

Eso no quiere decir que necesites el ERP más grande del mercado. A veces basta con ordenar procesos y conectar dos programas que ya tienes; otras veces sí toca cambiar de sistema. Si quieres entender bien qué resuelve cada opción, lo explicamos con calma en el artículo qué es un ERP y para qué sirve en una pyme. Y si vendes a otras empresas con catálogos largos y precios por cliente, te interesará ver cómo trabajamos con distribuidores y mayoristas.