Qué procesos administrativos se pueden automatizar en una pyme

En una pyme se pueden automatizar sobre todo los procesos administrativos repetitivos que siguen reglas claras y trabajan con datos que ya están en digital: la entrada de facturas de proveedor, la conciliación bancaria, las remesas y los recordatorios de cobro, el envío de facturas, los pedidos de reposición, los informes periódicos y el paso de datos de un programa a otro. Lo que requiere criterio, como negociar con un cliente que no paga o aprobar un gasto fuera de lo normal, conviene dejarlo en manos de una persona, aunque con mejor información delante.

Automatizar procesos administrativos rara vez significa sustituir a nadie. En la mayoría de oficinas que vemos, el objetivo es quitar a la persona de administración las tareas de copiar y pegar para que pueda dedicarse a revisar, resolver incidencias y atender a clientes y proveedores.

Cómo saber si un proceso se puede automatizar

Antes de pensar en herramientas, hazte cuatro preguntas sobre cada tarea. ¿Se repite a menudo, cada día o cada semana? ¿Sigue unas reglas que podrías escribir en un papel, del tipo «si pasa esto, se hace aquello»? ¿Los datos de entrada llegan ya en formato digital, o alguien los está leyendo de un papel? ¿Un error en esa tarea cuesta dinero o tiempo?

Si la respuesta es sí a casi todo, es buena candidata. Si la tarea cambia cada vez, depende de la intuición de alguien o llega en papel arrugado, primero hay que ordenar el proceso y luego ya se verá.

Procesos administrativos que se pueden automatizar

Entrada de facturas de proveedor

Hoy muchas facturas de proveedor llegan en PDF al correo. Alguien las abre, las imprime o las guarda, y teclea proveedor, fecha, base, IVA y total en el programa. Existen herramientas que leen esos PDF, proponen el asiento o la factura de compra y solo piden revisión cuando algo no cuadra con el pedido o el albarán. Con proveedores habituales y facturas bien formadas, el ahorro de tiempo es grande.

Conciliación bancaria

La mayoría de ERP y programas contables pueden importar los movimientos del banco y casarlos con cobros y pagos pendientes según importe, fecha y referencia. Lo que queda sin casar es lo único que alguien tiene que revisar a mano. Es de las automatizaciones más agradecidas en cualquier departamento de administración.

Remesas y recordatorios de cobro

Generar las remesas de recibos domiciliados a partir de las facturas vencidas es algo que el ERP hace solo si está bien configurado. Los recordatorios de cobro también: un correo amable unos días antes del vencimiento, otro cuando la factura vence y un aviso interno cuando pasa cierto plazo sin pagar. La llamada al cliente moroso sigue siendo cosa de una persona, pero llega antes y con los datos en la mano.

Envío de facturas y documentos

Que cada factura salga por correo al contacto de administración del cliente en el momento de emitirla, con el PDF adjunto, es sencillo y evita el envío manual a final de mes. Lo mismo vale para albaranes firmados, certificados o pedidos a proveedor. Si te preocupa la normativa sobre sistemas de facturación, tienes los conceptos en el artículo sobre factura electrónica y Verifactu.

Pedidos de reposición

Si el ERP conoce el stock mínimo de cada artículo y el proveedor habitual, puede proponer cada mañana los pedidos de compra necesarios. La persona de compras revisa, ajusta y confirma. Pongamos una ferretería industrial en Sabadell que lo hacía repasando estanterías con una libreta: con stock mínimo configurado, la propuesta sale sola y la revisión lleva un rato en lugar de una mañana.

Informes periódicos

Ventas por comercial, margen por familia, saldos pendientes de cobro, previsión de tesorería. Si cada lunes alguien exporta datos del ERP a Excel para montar el mismo informe, se puede programar para que llegue solo por correo o esté siempre actualizado en un cuadro de mando.

Paso de datos entre programas

Es el caso más frecuente y el que más horas se come sin que nadie lo note: pedidos de la tienda online que se teclean en el ERP, altas de clientes que se repiten en el CRM, horas de los técnicos que se pasan de una hoja a la facturación. Cada uno de estos traspasos se puede resolver con una integración. Si vendes online, en el artículo sobre integrar la tienda online con el ERP lo explicamos con detalle.

Lo que conviene no automatizar todavía

Hay procesos que conviene dejar quietos un tiempo. Los que cambian cada pocas semanas, porque la automatización quedará vieja antes de amortizarse. Los que dependen de una sola persona que nunca ha explicado cómo los hace, porque automatizar un proceso que nadie entiende es fabricar una caja negra. Y los que tienen pocas repeticiones al año, como el cierre anual, donde el esfuerzo de automatizar supera al ahorro.

Con qué herramientas se automatiza

Lo primero es aprovechar lo que ya tienes. Muchos ERP incluyen funciones de automatización que nadie ha configurado: remesas, avisos, propuestas de compra, envío de documentos. Después están las plataformas de integración, que conectan programas distintos mediante reglas, y las herramientas de automatización incluidas en algunos paquetes de oficina, como Power Automate en ciertos planes de Microsoft 365. Para lo que no encaja en nada de lo anterior, queda el desarrollo a medida, que reservamos para cuando de verdad aporta algo que lo estándar no resuelve.

Por dónde empezar a automatizar

1. Haz una lista de las tareas repetitivas de administración y anota cuánto tiempo se les dedica a la semana, aunque sea a ojo.
2. Marca las que cumplen las cuatro preguntas del principio.
3. Empieza por una sola, la que más tiempo libere con menos riesgo, y mide el resultado durante unas semanas.
4. Documenta cómo funciona y quién revisa los fallos antes de pasar a la siguiente.

En TICB2B revisamos los procesos de administración de tu empresa, te proponemos por escrito qué automatizar y en qué orden, y lo ponemos en marcha conectando los programas que ya usas. Cuéntanos qué tareas os quitan más tiempo y lo estudiamos contigo.