Quins processos administratius es poden automatitzar en una pime

En una pime es poden automatitzar sobretot els processos administratius repetitius que segueixen regles clares i treballen amb dades que ja són en format digital: l'entrada de factures de proveïdor, la conciliació bancària, les remeses i els recordatoris de cobrament, l'enviament de factures, les comandes de reposició, els informes periòdics i el pas de dades d'un programa a un altre. El que requereix criteri, com negociar amb un client que no paga o aprovar una despesa fora del normal, convé deixar-ho en mans d'una persona, però amb més bona informació al davant.

Automatitzar processos administratius rarament vol dir substituir ningú. En la majoria d'oficines que veiem, l'objectiu és treure a la persona d'administració les tasques de copiar i enganxar perquè es pugui dedicar a revisar, resoldre incidències i atendre clients i proveïdors.

Com saber si un procés es pot automatitzar

Abans de pensar en eines, fes-te quatre preguntes sobre cada tasca. Es repeteix sovint, cada dia o cada setmana? Segueix unes regles que podries escriure en un paper, del tipus «si passa això, es fa allò»? Les dades d'entrada ja arriben en format digital, o algú les llegeix d'un paper? Un error en aquesta tasca costa diners o temps?

Si la resposta és sí a gairebé tot, és una bona candidata. Si la tasca canvia cada vegada, depèn de la intuïció d'algú o arriba en un paper arrugat, primer cal ordenar el procés i després ja es veurà.

Processos administratius que es poden automatitzar

Entrada de factures de proveïdor

Avui moltes factures de proveïdor arriben en PDF al correu. Algú les obre, les imprimeix o les desa, i tecleja el proveïdor, la data, la base, l'IVA i el total al programa. Hi ha eines que llegeixen aquests PDF, proposen l'assentament o la factura de compra i només demanen revisió quan alguna cosa no quadra amb la comanda o l'albarà. Amb proveïdors habituals i factures ben formades, l'estalvi de temps és gran.

Conciliació bancària

La majoria d'ERP i programes de comptabilitat poden importar els moviments del banc i casar-los amb els cobraments i pagaments pendents segons l'import, la data i la referència. El que queda sense casar és l'única cosa que algú ha de revisar a mà. És una de les automatitzacions més agraïdes en qualsevol departament d'administració.

Remeses i recordatoris de cobrament

Generar les remeses de rebuts domiciliats a partir de les factures vençudes és una cosa que l'ERP fa sol si està ben configurat. Els recordatoris de cobrament, també: un correu amable uns quants dies abans del venciment, un altre quan la factura venç i un avís intern quan passa cert termini sense pagar. La trucada al client morós continua sent cosa d'una persona, però arriba abans i amb les dades a la mà.

Enviament de factures i documents

Que cada factura surti per correu cap al contacte d'administració del client en el moment d'emetre-la, amb el PDF adjunt, és senzill i evita l'enviament manual a final de mes. El mateix val per a albarans signats, certificats o comandes a proveïdor. Si et preocupa la normativa sobre sistemes de facturació, en tens els conceptes a l'article sobre factura electrònica i Verifactu.

Comandes de reposició

Si l'ERP coneix l'estoc mínim de cada article i el proveïdor habitual, pot proposar cada matí les comandes de compra necessàries. La persona de compres revisa, ajusta i confirma. Posem una ferreteria industrial de Sabadell que ho feia repassant prestatgeries amb una llibreta: amb l'estoc mínim configurat, la proposta surt sola i la revisió porta una estona en lloc d'un matí.

Informes periòdics

Vendes per comercial, marge per família, saldos pendents de cobrament, previsió de tresoreria. Si cada dilluns algú exporta dades de l'ERP a l'Excel per muntar el mateix informe, es pot programar perquè arribi sol per correu o estigui sempre actualitzat en un quadre de comandament.

Pas de dades entre programes

És el cas més freqüent i el que es menja més hores sense que ningú se n'adoni: comandes de la botiga online que es teclegen a l'ERP, altes de clients que es repeteixen al CRM, hores dels tècnics que es passen d'un full a la facturació. Cadascun d'aquests traspassos es pot resoldre amb una integració. Si vens en línia, a l'article sobre integrar la botiga online amb l'ERP ho expliquem amb detall.

El que convé no automatitzar encara

Hi ha processos que convé deixar quiets durant un temps. Els que canvien cada poques setmanes, perquè l'automatització quedarà antiquada abans d'amortitzar-se. Els que depenen d'una sola persona que no ha explicat mai com els fa, perquè automatitzar un procés que ningú no entén és fabricar una caixa negra. I els que es repeteixen poques vegades l'any, com el tancament anual, en què l'esforç d'automatitzar supera l'estalvi.

Amb quines eines s'automatitza

El primer és aprofitar el que ja tens. Molts ERP inclouen funcions d'automatització que ningú no ha configurat: remeses, avisos, propostes de compra, enviament de documents. Després hi ha les plataformes d'integració, que connecten programes diferents mitjançant regles, i les eines d'automatització incloses en alguns paquets d'oficina, com Power Automate en certs plans de Microsoft 365. Per al que no encaixa en res del que hem dit, queda el desenvolupament a mida, que reservem per quan de debò aporta alguna cosa que l'estàndard no resol.

Per on començar a automatitzar

1. Fes una llista de les tasques repetitives d'administració i anota quant de temps s'hi dedica cada setmana, encara que sigui a ull.
2. Marca les que compleixen les quatre preguntes del principi.
3. Comença per una de sola, la que alliberi més temps amb menys risc, i mesura'n el resultat durant unes quantes setmanes.
4. Documenta com funciona i qui revisa els errors abans de passar a la següent.

A TICB2B revisem els processos d'administració de la teva empresa, et proposem per escrit què cal automatitzar i en quin ordre, i ho posem en marxa connectant els programes que ja fas servir. Explica'ns quines tasques us prenen més temps i ho estudiem amb tu.