Factura electrònica i Verifactu: què ha de preparar una empresa

Amb la factura electrònica i Verifactu, el que ha de preparar una empresa són dues coses diferents. D'una banda, un programa de facturació que compleixi els requisits dels sistemes informàtics de facturació, amb enviament automàtic dels registres a l'Agència Tributària o sense (aquesta modalitat amb enviament és el que es coneix com a Verifactu). De l'altra, la capacitat d'emetre i rebre factures electròniques en format estructurat amb altres empreses quan aquesta obligació li sigui aplicable.

Són dues normes que es barregen sovint, i els calendaris de totes dues s'han modificat més d'una vegada. Per això aquest article no dona dates. Explica els conceptes perquè puguis parlar amb la teva assessoria i amb el teu proveïdor de programari sabent de què es tracta. Per al calendari vigent i els requisits exactes, la referència és la seu electrònica de l'Agència Tributària i, per al teu cas concret, la teva assessoria fiscal.

Dues obligacions diferents que es confonen

La primera neix de l'anomenada Llei antifrau i del reglament que regula els sistemes informàtics de facturació. Afecta el programari amb què emets les factures i busca que els registres no es puguin alterar sense deixar rastre. La segona prové de la Llei Crea i Creix i es refereix a la factura electrònica entre empreses i professionals: que les factures viatgin en un format que un programa pugui llegir sense intervenció humana i que se'n pugui conèixer l'estat de pagament.

Què és un sistema informàtic de facturació

És el programa, o el conjunt de programes, amb què una empresa registra i emet les seves factures: un ERP, un programa de facturació al núvol, el TPV d'una botiga o el mòdul de facturació d'una aplicació de servei tècnic. El reglament exigeix, en línies generals, que cada factura generi un registre de facturació amb unes dades concretes, que aquest registre quedi encadenat amb l'anterior mitjançant una empremta (un codi calculat a partir de les dades) i que no es pugui esborrar ni modificar sense deixar-ne constància. La factura, a més, incorpora un codi QR.

El fabricant del programa ha d'acreditar que el seu programari compleix mitjançant una declaració responsable. És el primer que convé demanar a cada proveïdor.

Fer factures en un full de càlcul o en un processador de text encaixa malament amb aquestes exigències d'inalterabilitat i traçabilitat. Si és el teu cas, comenta-ho amb la teva assessoria com més aviat millor per valorar alternatives.

Què és Verifactu i en què es diferencia de l'altra modalitat

Verifactu és una de les dues maneres de complir el reglament. En aquesta modalitat, el sistema de facturació envia de forma automàtica cada registre a l'Agència Tributària en emetre la factura. La factura porta el codi QR i una llegenda que indica que és verificable, i el client la pot comprovar a la seu electrònica de l'Agència Tributària escanejant aquest codi.

En l'altra modalitat, els registres no s'envien en el moment. Es conserven en el mateix sistema amb signatura electrònica i un registre d'esdeveniments, i es posen a disposició de l'Agència Tributària si els requereix. Per al programa, els requisits tècnics d'aquesta segona via són més exigents.

Pel que fa a qui afecta, la norma s'adreça amb caràcter general als contribuents de l'impost sobre societats i a qui tributa per l'IRPF amb activitat econòmica, amb algunes excepcions. Les empreses que ja porten els llibres d'IVA mitjançant el Subministrament Immediat d'Informació (SII) en queden fora, i els territoris forals tenen els seus propis sistemes. Confirma la teva situació amb la teva assessoria.

La factura electrònica entre empreses

En aquest context, factura electrònica vol dir factura en format estructurat (Facturae, UBL o altres estàndards admesos), que un programa pot llegir i incorporar sense que ningú hagi de teclejar res. Per a aquesta obligació, un PDF enviat per correu no es considera factura electrònica estructurada. Si ja factures a l'Administració pública a través de FACe, el format Facturae et sonarà.

La llei preveu, a més, que es pugui conèixer l'estat de les factures, inclosos l'acceptació i el pagament, amb l'objectiu de reduir la morositat. La seva aplicació pràctica depèn del desplegament reglamentari i d'un calendari que la mateixa llei esglaona segons la mida de l'empresa. No et refiïs de dates llegides en articles antics: consulta la situació actual a l'Agència Tributària o amb la teva assessoria.

Què ha de preparar una empresa

Independentment de les dates, hi ha feina que pots avançar sense risc:

1. Fes inventari de tot el que emet factures a la teva empresa: ERP, TPV, botiga online, aplicacions de servei tècnic, plantilles soltes.
2. Pregunta a cada proveïdor de programari si el seu programa compleix el reglament de sistemes de facturació, en quina modalitat, i demana-li la declaració responsable.
3. Decideix amb la teva assessoria si et convé treballar en modalitat Verifactu o en l'altra.
4. Revisa com gestiones les factures rectificatives, les anul·lacions i les sèries, perquè el sistema deixa de permetre esborrar.
5. Neteja les dades fiscals dels teus clients (NIF, raó social, adreça), que passen a formar part de cada registre.
6. Comprova si el teu programa pot emetre i rebre factures en format estructurat i com es connectaria amb plataformes d'intercanvi.

Si aquest canvi coincideix amb la renovació del teu programa de gestió, aprofita per revisar quines tasques d'administració es poden simplificar. En trobaràs idees a l'article sobre quins processos administratius es poden automatitzar.

El que convé evitar

Comprar el primer programa que anunciï Verifactu sense comprovar que encaixa amb la resta dels teus processos, per exemple amb la teva botiga online o amb el teu magatzem. Esperar a l'últim moment, quan tots els proveïdors van saturats. I prendre decisions fiscals a partir del que diu un comercial de programari: la part tècnica la pot resoldre el teu proveïdor informàtic, però la interpretació de la norma correspon a la teva assessoria. Si ets una assessoria i els teus clients t'ho pregunten, a la pàgina d'informàtica per a assessories i despatxos veuràs com treballem amb el sector.

A TICB2B ens ocupem de la part tècnica: revisar quins programes emeten factures a la teva empresa, comprovar amb els fabricants quina versió compleix, actualitzar el programa o fer la implantació d'un ERP nou i connectar el que calgui. Les decisions fiscals les prens amb la teva assessoria. Si vols revisar la teva situació, escriu-nos i ho mirem amb el teu programa actual.