Integrar la botiga online amb l'ERP: estoc, comandes i clients

Integrar la botiga online amb l'ERP vol dir que l'estoc, les comandes, els clients i normalment també els preus se sincronitzen sols entre els dos sistemes, sense que ningú hagi de passar dades a mà. L'estoc surt de l'ERP cap a la botiga, les comandes entren de la botiga a l'ERP per preparar-les i facturar-les, i les fitxes de client es creen o s'actualitzen a l'ERP a partir de cada compra.

Tant és que la botiga estigui feta amb Shopify, PrestaShop, WooCommerce o una altra plataforma: les preguntes que cal respondre són les mateixes. Quines dades viatgen, en quina direcció, cada quant de temps i què passa quan alguna cosa falla. Si les tens clares abans de triar l'eina, el projecte surt molt més tranquil.

Estoc: la part que més es nota

Vendre una cosa que no tens és l'error que més molesta un client i el que genera més feina: la trucada, la disculpa, la devolució del pagament. Per això la sincronització de l'estoc és el primer que es dissenya.

Posem una botiga de material esportiu de Girona amb local a peu de carrer i botiga online. Un dissabte al matí es ven al taulell l'última unitat d'unes sabatilles. Si la botiga online s'actualitza un cop al dia, durant hores continuarà oferint un producte que ja no existeix. Si l'estoc s'envia cada pocs minuts o en el moment del canvi, el risc baixa molt.

Hi ha més decisions a part de la freqüència. Quin estoc es publica: el físic, el disponible descomptant les comandes pendents, o aquesta mateixa dada menys un marge de seguretat per als articles que s'esgoten de pressa. Des de quin magatzem es ven en línia, si en tens diversos. I com es calculen els packs o productes compostos, l'estoc dels quals depèn dels components.

Comandes: de la cistella a l'albarà

Cada comanda confirmada a la botiga ha d'entrar a l'ERP amb el client, les línies, els descomptes, les despeses d'enviament i la forma de pagament. A partir d'aquí segueix el circuit normal: preparació, albarà, factura. Quan surt l'enviament, l'ERP retorna a la botiga l'estat i el número de seguiment, i la botiga avisa el client.

Convé decidir quines comandes entren i quan. El més habitual és passar només les pagades o les que tenen un pagament confirmat, i deixar en espera les de transferència fins que arribin els diners. Les devolucions i les comandes cancel·lades també necessiten el seu camí de tornada, perquè si no l'estoc es desquadra en silenci.

Clients: fitxa pròpia o client genèric

Hi ha dues maneres de portar els clients de la botiga a l'ERP. Una és crear una fitxa per a cada comprador. L'altra és agrupar-los en un client genèric de «vendes web» i desar les dades de cada comanda en el mateix document. Per a un comerç amb molts compradors puntuals, el client genèric evita omplir l'ERP de fitxes que no es tornaran a fer servir. Per a qui ven a empreses que demanen factura amb el seu NIF, o a clients que repeteixen sovint, la fitxa individual és més pràctica.

Sigui quina sigui l'opció, passa a l'ERP només les dades que necessites per facturar, enviar i atendre el client. Tot el que tingui a veure amb protecció de dades i consentiments, revisa-ho amb la teva assessoria o amb qui et porti el compliment normatiu.

Qui mana en cada dada en integrar la botiga online i l'ERP

Cada dada ha de tenir un sistema mestre, el que guarda la versió bona. Aquesta és la distribució més habitual, tot i que cada negoci pot tenir les seves excepcions:

Maneres d'integrar la botiga amb l'ERP

Hi ha tres camins, i l'elecció depèn de les plataformes que tinguis i de com siguin de particulars les teves regles.

• Un connector ja fet: mòduls per a PrestaShop, aplicacions per a Shopify o extensions per a WooCommerce que ofereixen alguns fabricants d'ERP o tercers. És la via més ràpida quan existeix i cobreix el que necessites.
• Una plataforma d'integració intermèdia, que fa de pont entre els dos sistemes i permet ajustar regles sense programar des de zero.
• Un desenvolupament propi fent servir les API de la botiga i de l'ERP, per als casos que no encaixen en les opcions anteriors.

La nostra preferència és fer servir un connector estàndard sempre que cobreixi gairebé tot el que necessites, i resoldre el que falti ajustant processos abans que programant. L'estàndard es manté millor quan una de les dues plataformes s'actualitza. Ho expliquem a la nostra pàgina d'integracions entre sistemes.

Errors típics en connectar botiga i ERP

El més freqüent és tenir codis d'article diferents a cada sistema. Abans d'integrar cal unificar les referències, o almenys tenir una taula d'equivalències fiable. El segon són els impostos i els arrodoniments: la botiga calcula l'IVA per línia i l'ERP sobre el total, i els cèntims no quadren. Cal provar-ho amb comandes reals de diversos articles i descomptes.

També veiem integracions sense avisos. Si la sincronització falla un divendres a la tarda i ningú no se n'assabenta fins dilluns, durant el cap de setmana s'ha venut amb un estoc antic. Qualsevol integració seriosa ha d'avisar per correu quan alguna cosa no passa. I finalment, provar només amb comandes senzilles: un article, sense descompte, pagat amb targeta. Els problemes surten amb els cupons, els enviaments gratuïts a partir de cert import i les devolucions parcials.

Si, a més de vendre al públic, vens a professionals amb les seves pròpies tarifes, t'interessa llegir què és un portal B2B de comandes i com conviu amb la botiga. I si tens comerç físic, a la nostra pàgina per al sector del comerç expliquem com hi encaixa el TPV.

A TICB2B connectem botigues online amb l'ERP partint d'un diagnòstic de les teves dades i els teus processos, i t'entreguem per escrit què se sincronitza, en quina direcció i amb quins avisos. Explica'ns quina botiga i quin ERP fas servir i et preparem una proposta d'integració.