Què és un portal B2B de comandes i què hi guanya un majorista

Un portal B2B de comandes és un web privat on els teus clients professionals entren amb el seu usuari, veuen el catàleg amb els seus preus i condicions, consulten la disponibilitat i fan comandes que arriben directament a l'ERP. Un majorista hi guanya menys trucades i correus per prendre comandes, menys errors en teclejar-les i clients que poden fer comandes a qualsevol hora sense dependre que algú els atengui.

S'assembla a una botiga online, però funciona amb les regles del comerç entre empreses: tarifes pactades amb cada client, descomptes per volum, formes de pagament ajornat, comandes mínimes, ports segons l'import, risc de crèdit. Una botiga pensada per al consumidor final no preveu gairebé res de tot això.

Què inclou un portal B2B de comandes

Cada projecte és diferent, però aquestes són les funcions que solen demanar els clients d'un majorista:

• Catàleg amb cercador per referència, descripció o codi de barres, amb fotos i fitxes tècniques.
• Preus i descomptes de cada client, els mateixos que té a l'ERP.
• Estoc disponible o termini de lliurament orientatiu.
• Repetir una comanda anterior o treballar amb una llista d'articles habituals.
• Càrrega ràpida de comandes per referència i quantitat, o pujant un fitxer.
• Històric de comandes, albarans i factures descarregables.
• Diversos usuaris per client, per exemple l'encarregat de cada local i la persona de compres.

No cal tenir-ho tot des del primer dia. Un portal que permet fer comandes amb els preus correctes i veure'n l'històric ja resol bona part de la feina d'oficina.

Portal B2B, botiga online i comanda per telèfon

Què hi guanya un majorista amb un portal B2B

Posem un majorista d'alimentació de Vic que serveix bars, restaurants i botigues de la comarca. Avui rep comandes per telèfon al matí, per WhatsApp a última hora de la nit (quan el cuiner tanca i revisa la cambra) i per correu amb llistes escrites a mà i fotografiades. Dues persones de l'oficina dediquen bona part del matí a passar tot això al programa, interpretant lletres, abreviatures i referències que ja no existeixen.

Menys temps d'oficina prenent comandes

Amb el portal, el cuiner fa la comanda a l'hora que li va bé, des del mòbil, triant de la seva llista habitual. La comanda entra a l'ERP amb els seus preus i l'oficina només revisa les excepcions. Les hores que es guanyen es poden dedicar a atendre incidències, a trucar a clients que han deixat de comprar o a preparar promocions.

Menys errors i menys devolucions

Quan el client tria l'article del catàleg, desapareixen les confusions entre formats semblants, les quantitats mal llegides i les referències antigues. Menys errors vol dir menys devolucions, menys ports repetits i menys discussions amb el client sobre el que va demanar realment.

Comercials que venen en lloc de prendre notes

Si la comanda de reposició la fa el client sol, el comercial pot dedicar la visita a presentar novetats, revisar condicions o recuperar clients. A la pràctica, és un dels canvis que més agraeixen els equips comercials quan el portal funciona bé.

Informació sense trucades

El client consulta les seves factures, descarrega un albarà o comprova si una comanda ha sortit sense agafar el telèfon. Són trucades curtes, però moltes, i tallen la feina de l'oficina a cada moment.

El que necessita un portal B2B per funcionar bé

La part visible és el web, però el projecte es basa en tres coses que no es veuen. La primera, la integració amb l'ERP: clients, tarifes, estoc i comandes han de viatjar sols i sense retards que generin errors. La segona, un catàleg ordenat, amb descripcions que un client entengui, unitats de venda clares (unitat, caixa, palet) i fotos on ajudin. La tercera, algú de la teva empresa que s'encarregui de mantenir-lo: novetats, articles descatalogats, promocions.

A la nostra pàgina de portal B2B de comandes expliquem com ho plantegem i amb quins tipus d'ERP el connectem.

Què convé decidir abans de començar

Hi ha preguntes que semblen menors i després condicionen el projecte. Si el client veurà l'estoc exacte o només un avís de disponible i sota comanda. Si s'accepten comandes de clients amb factures vençudes o queden retingudes perquè les revisi administració. Què passa amb els ports quan la comanda no arriba al mínim. Si els comercials podran entrar en nom dels seus clients. Tenir-ho clar des de l'anàlisi estalvia canvis quan el portal ja està en marxa.

Com aconseguir que els clients el facin servir

El portal no s'omple sol. Hi ha clients que l'adopten el primer dia i d'altres que continuaran trucant durant molt de temps, i és normal que sigui així. Funciona millor començar amb els clients que fan comandes més sovint i amb els quals el comercial té més confiança, ensenyar-los el portal en la mateixa visita i deixar que el boca-orella faci la resta. En parlem amb més calma a l'article sobre com passar de la comanda per telèfon al portal.

A TICB2B muntem portals B2B connectats a l'ERP per a majoristes i distribuïdors, després de revisar com t'arriben avui les comandes i quines dades tens a punt. Pots veure com treballem amb el sector de la distribució i els majoristes o demanar-nos una proposta per al teu portal.