Qué es un portal B2B de pedidos y qué gana un mayorista con él

Un portal B2B de pedidos es una web privada donde tus clientes profesionales entran con su usuario, ven el catálogo con sus precios y condiciones, consultan disponibilidad y hacen pedidos que llegan directamente al ERP. Un mayorista gana con él menos llamadas y correos para tomar pedidos, menos errores al teclearlos y clientes que pueden pedir a cualquier hora sin depender de que alguien les atienda.

Se parece a una tienda online, pero funciona con las reglas del comercio entre empresas: tarifas pactadas con cada cliente, descuentos por volumen, formas de pago a plazo, pedidos mínimos, portes según importe, riesgo de crédito. Una tienda pensada para el consumidor final no contempla casi nada de eso.

Qué incluye un portal B2B de pedidos

Cada proyecto es distinto, pero estas son las funciones que suelen pedir los clientes de un mayorista:

• Catálogo con buscador por referencia, descripción o código de barras, con fotos y fichas técnicas.
• Precios y descuentos de cada cliente, los mismos que tiene en el ERP.
• Stock disponible o plazo de entrega orientativo.
• Repetir un pedido anterior o trabajar con una lista de artículos habituales.
• Carga rápida de pedidos por referencia y cantidad, o subiendo un archivo.
• Histórico de pedidos, albaranes y facturas descargables.
• Varios usuarios por cliente, por ejemplo el encargado de cada local y la persona de compras.

No hace falta todo desde el primer día. Un portal que permite pedir con los precios correctos y ver el histórico ya resuelve buena parte del trabajo de oficina.

Portal B2B, tienda online y pedido por teléfono

Qué gana un mayorista con un portal B2B

Pongamos un mayorista de alimentación en Vic que sirve a bares, restaurantes y tiendas de la comarca. Hoy recibe pedidos por teléfono por la mañana, por WhatsApp a última hora de la noche (cuando el cocinero cierra y revisa la cámara) y por correo con listas escritas a mano y fotografiadas. Dos personas de la oficina dedican buena parte de la mañana a pasar todo eso al programa, interpretando letras, abreviaturas y referencias que ya no existen.

Menos tiempo de oficina tomando pedidos

Con el portal, el cocinero pide a la hora que le va bien, desde el móvil, eligiendo de su lista habitual. El pedido entra en el ERP con sus precios y la oficina solo revisa excepciones. Esas horas que se ganan pueden dedicarse a atender incidencias, a llamar a clientes que han dejado de pedir o a preparar promociones.

Menos errores y menos devoluciones

Cuando el cliente elige el artículo del catálogo, desaparecen las confusiones entre formatos parecidos, las cantidades mal leídas y las referencias antiguas. Menos errores significa menos devoluciones, menos portes repetidos y menos discusiones con el cliente sobre lo que pidió de verdad.

Comerciales que venden en lugar de tomar notas

Si el pedido de reposición lo hace el cliente solo, el comercial puede dedicar la visita a presentar novedades, revisar condiciones o recuperar clientes. En la práctica, es uno de los cambios que más agradecen los equipos comerciales cuando el portal funciona bien.

Información sin llamadas

El cliente consulta sus facturas, descarga un albarán o comprueba si un pedido ha salido sin coger el teléfono. Son llamadas cortas, pero muchas, y cortan el trabajo de la oficina a cada rato.

Lo que necesita un portal B2B para funcionar bien

La parte visible es la web, pero el proyecto se apoya en tres cosas que no se ven. La primera, la integración con el ERP: clientes, tarifas, stock y pedidos tienen que viajar solos y sin retrasos que generen errores. La segunda, un catálogo ordenado, con descripciones que un cliente entienda, unidades de venta claras (unidad, caja, palé) y fotos donde ayuden. La tercera, alguien en tu empresa que se encargue de mantenerlo: novedades, artículos descatalogados, promociones.

En nuestra página de portal B2B de pedidos explicamos cómo lo planteamos y con qué tipos de ERP lo conectamos.

Qué conviene decidir antes de empezar

Hay preguntas que parecen menores y luego condicionan el proyecto. Si el cliente verá el stock exacto o solo un aviso de disponible y bajo pedido. Si se aceptan pedidos de clientes con facturas vencidas o quedan retenidos para que los revise administración. Qué pasa con los portes cuando el pedido no llega al mínimo. Si los comerciales podrán entrar en nombre de sus clientes. Tenerlo claro desde el análisis ahorra cambios cuando el portal ya está en marcha.

Cómo conseguir que los clientes lo usen

El portal no se llena solo. Hay clientes que lo adoptan el primer día y otros que seguirán llamando durante mucho tiempo, y está bien que sea así. Funciona mejor empezar con los clientes que piden más a menudo y con los que el comercial tiene más confianza, enseñarles el portal en la propia visita y dejar que el boca a boca haga el resto. Hablamos de ello con más calma en el artículo sobre cómo pasar del pedido por teléfono al portal.

En TICB2B montamos portales B2B conectados al ERP para mayoristas y distribuidores, después de revisar cómo te llegan hoy los pedidos y qué datos tienes listos. Puedes ver cómo trabajamos con el sector de la distribución y los mayoristas o pedirnos una propuesta para tu portal.