Informática para distribuidores y mayoristas

Un distribuidor mueve mucho producto con poco margen, así que cada pedido que se teclea dos veces cuesta dinero. La foto habitual es esta: el ERP en un servidor de la oficina, el almacén con lectores de códigos y una impresora de etiquetas, comerciales que toman nota en una libreta o en una hoja de cálculo y clientes que siguen pidiendo por correo, por WhatsApp o por teléfono.

El problema aparece en los puntos de unión. Imagina un mayorista de alimentación en Lleida con 600 referencias y unos cuantos cientos de clientes de hostelería. Cada mañana alguien de administración copia al ERP los pedidos que llegaron por la noche. Si se equivoca en un código, el almacén prepara lo que no es y el bar devuelve la mercancía y el camión hace un viaje de más. Si el stock del ERP va con retraso, el comercial promete algo que no hay.

Lo que más vemos que falla cuando entramos en un mayorista:

• Pedidos que entran por cinco canales distintos y se pasan a mano al ERP.
• Tarifas y condiciones especiales por cliente guardadas en Excel, fuera del sistema.
• Un almacén sin lectores conectados, o con un programa aparte que se sincroniza a final del día.
• Comerciales en ruta sin acceso al stock ni al historial del cliente.
• Una tienda online o un marketplace que no descuenta del mismo stock.

La salida pasa casi siempre por lo mismo. Un ERP que sea la referencia de artículos, precios y stock. Un portal B2B de pedidos donde el cliente profesional vea sus tarifas y pida a cualquier hora. Y las integraciones entre sistemas necesarias para que nada se copie a mano, incluidas las etiquetas del transportista. Detrás tiene que haber una red estable, wifi que llegue a todos los pasillos del almacén y copias del ERP que se restauran de vez en cuando para comprobar que sirven.

Empezamos siguiendo un pedido real de principio a fin, desde que llega hasta que se factura. Nos sentamos con quien lo recibe, con el almacén y con administración, y apuntamos por dónde pasa, quién lo toca y en qué momento se copia a mano. En paralelo revisamos el servidor o la nube donde está el ERP, la red del almacén, los equipos de los comerciales y las copias.

Con eso preparamos una propuesta por escrito. A veces lo que toca es ordenar el ERP que ya tenéis antes de añadir nada; otras, el ERP está bien y lo que falta es el portal o una integración con la tienda online. Lo planteamos por fases para que el almacén no se pare. Cuando el cambio es grande, proponemos unas semanas en las que el sistema antiguo y el nuevo funcionan a la vez, para comprobar que los pedidos cuadran. Si estáis fuera de Cataluña, la implantación se hace en remoto, por videollamada.