Licencias y renovaciones
Gestionamos las licencias de software de tu empresa: Microsoft 365, Windows, antivirus y los programas profesionales que uséis. Te ayudamos a elegir el plan adecuado para cada usuario, las damos de alta, controlamos las fechas de renovación y revisamos cada año que no pagues licencias que nadie usa.
Las licencias son la parte del gasto informático que más se descontrola sin que nadie lo note. Suscripciones dadas de alta con una tarjeta personal, usuarios de personas que ya no están, planes de Microsoft 365 más caros de lo necesario o antivirus que caducan sin aviso. Cada caso por separado es poco dinero; todos juntos, ya no tanto.
Nuestro criterio es dar a cada persona lo que usa. En Microsoft 365, quien solo necesita correo y Teams desde el navegador puede ir con un plan básico, y quien trabaja con Word y Excel instalados necesita uno con aplicaciones de escritorio. Si además quieres gestionar los equipos y proteger los dispositivos de forma centralizada, hay planes que lo incluyen y vale la pena compararlos.
Lo que gestionamos con más frecuencia:
Comprobamos siempre que las licencias sean legales y válidas para uso empresarial. Las versiones de consumo o los códigos de activación sueltos de origen dudoso pueden dar problemas en una auditoría del fabricante y no tienen soporte. Todo queda a nombre de tu empresa y anotado en el inventario con su fecha de renovación.
Qué incluye
Cómo trabajamos
Reunimos lo contratado, a nombre de quién está y cuándo vence.
Te proponemos por escrito qué mantener, cambiar o dar de baja, con su presupuesto.
Hacemos altas y cambios de plan sin que se corte el correo ni se pierdan documentos.
Controlamos renovaciones y altas nuevas, y revisamos el conjunto cada año.
Pon las suscripciones a nombre de la empresa y con una cuenta genérica de administración. Si el administrador de tu Microsoft 365 es la cuenta personal de alguien que se marcha, recuperar el control puede costar días de gestiones con el fabricante.
Compara pago mensual y anual. En muchos fabricantes el compromiso anual sale más barato pero te ata durante el año; el mensual da margen si la plantilla cambia por temporadas, como pasa en comercio o en campañas de verano.
Desconfía de las licencias de Windows u Office a precio de saldo en internet. Suelen ser licencias de otro tipo o de origen dudoso, y en una empresa el ahorro no compensa el riesgo.
Haz inventario una vez al año. Cruza la lista de licencias con la de personas en plantilla y con los equipos en uso: casi siempre sobra algo.
Y antes de comprar, decide quién las va a administrar. La gestión de Microsoft 365 cubre usuarios, seguridad de cuentas y doble factor; el antivirus encaja en la ciberseguridad para empresas; y las licencias de un programa de gestión se dimensionan mejor dentro de la implantación de un ERP, donde se ve cuántos usuarios hacen falta de verdad.
Preguntas frecuentes
Depende de cada persona. Para correo, Teams y documentos en el navegador basta un plan básico; con Word y Excel instalados hace falta uno con aplicaciones de escritorio; y para gestionar dispositivos hay planes superiores. Puedes combinar planes en la misma empresa.
Funciona, pero no lo recomendamos. Windows Home no permite unir el equipo a la gestión centralizada de la empresa ni cifrar el disco con BitLocker. Para equipos de trabajo aconsejamos Windows Pro, y si un ordenador viene con Home, se puede actualizar a Pro con la licencia correspondiente.
De tu empresa. Las suscripciones y licencias se emiten a su nombre y las cuentas de administración son vuestras. Nosotros las gestionamos con un acceso delegado, y si algún día decides cambiar de proveedor, las licencias siguen siendo tuyas y no tienes que volver a comprarlas.
Depende del producto. Un antivirus caducado deja de actualizarse y el equipo queda expuesto. Una suscripción de Microsoft 365 pasa por un periodo de gracia con acceso cada vez más limitado, y al final se borran los datos. Por eso te avisamos antes de cada vencimiento.
Sí, y suele ser el primer paso. Reunimos todas las suscripciones, comprobamos a nombre de quién están, cuántas se usan y cuándo vencen, y te proponemos qué mantener y qué dar de baja. Es frecuente encontrar usuarios de personas que ya no están.
Las licencias de ERP y CRM las tratamos dentro del proyecto de implantación, porque el número de usuarios y módulos depende de cómo se vaya a usar el programa. Si ya tienes uno y necesitas ampliar usuarios, te ayudamos a tramitarlo con el fabricante.
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