Cuándo renovar los ordenadores de la empresa

Conviene renovar los ordenadores de la empresa cuando mantenerlos cuesta más que sustituirlos, sumando el tiempo que la gente pierde esperando, las reparaciones y el riesgo de trabajar con un equipo poco fiable. Hay además un límite que no admite discusión: cuando el sistema operativo deja de recibir actualizaciones de seguridad y el equipo no puede pasar a una versión con soporte. No existe un número de años que valga para todas las empresas. Un sobremesa de recepción y el portátil de un comercial se desgastan a ritmos muy distintos.

El fin de soporte del sistema operativo, el criterio que no se discute

Un ordenador sin actualizaciones de seguridad es una puerta abierta. Cada mes se publican fallos nuevos y, si el fabricante del sistema ya no los corrige, el equipo queda expuesto aunque funcione perfectamente para trabajar.

El caso más reciente es Windows 10, que dejó de recibir actualizaciones de seguridad gratuitas en octubre de 2025. Microsoft ofrece un programa de actualizaciones extendidas de pago, por años y con fecha de fin, pensado para ganar tiempo mientras se hace la transición. No es una solución para quedarse.

Para pasar a Windows 11, el equipo necesita cumplir unos requisitos: chip TPM 2.0, arranque seguro y un procesador de una generación incluida en la lista de Microsoft. Muchos ordenadores que van bien no los cumplen. Para saberlo, la aplicación «Comprobación de estado del PC» de Microsoft te lo dice en un minuto, equipo por equipo. Si un ordenador no es compatible, la decisión ya está tomada: hay que sustituirlo, aunque por lo demás funcione.

Lo mismo pasa con otros programas. Si tu ERP, tu programa de contabilidad o el antivirus dejan de admitir una versión del sistema, el equipo tiene fecha de caducidad aunque Windows siga actualizado.

Señales de que un equipo ya no compensa

Fuera del fin de soporte, la decisión es más gradual. Estas son las señales que miramos cuando revisamos el parque de equipos de una empresa:

• Tarda varios minutos en arrancar o en abrir el ERP, y la persona ha empezado a encenderlo antes de quitarse el abrigo.
• Se cuelga o se reinicia sin motivo aparente.
• La batería del portátil no aguanta una reunión.
• Ya ha pasado por reparación más de una vez en poco tiempo.
• La garantía ha terminado y la siguiente avería probable (placa, pantalla) cuesta una parte importante de un equipo nuevo.
• No se pueden instalar las versiones actuales de los programas que usa la empresa.
• Hace ruido, se calienta mucho o el ventilador no para.

Un consejo práctico: pregunta a la persona que lo usa. Quien trabaja ocho horas delante de un equipo sabe perfectamente si le está frenando. Y el tiempo perdido, multiplicado por días y por personas, suele pesar más que el precio de un ordenador.

Reparar, ampliar o sustituir

No todos los problemas se resuelven cambiando el equipo. Antes de decidir, revisa qué tiene arreglo razonable:

Ampliar tiene sentido en equipos relativamente recientes y compatibles con el sistema actual. Meter un SSD en un ordenador que no puede pasar a Windows 11 es gastar dinero en algo que habrá que retirar igualmente.

Planificar la renovación de los ordenadores por fases

Cambiar todos los ordenadores a la vez tiene ventajas (todos iguales, una sola preparación), pero supone un gasto grande de golpe y, años después, que todos envejezcan al mismo tiempo. Lo que mejor funciona en pymes es renovar por tandas.

Pongamos una tienda con almacén en Vic con quince equipos de edades distintas. Una forma razonable de hacerlo sería esta: primero los que no pueden pasar al sistema operativo con soporte, después los que llevan más tiempo dando problemas y, al final, los de puestos con menos exigencia. Cada tanda se programa con fecha y presupuesto, y la planificación se revisa una vez al año. En el comercio hay que tener en cuenta también los terminales de punto de venta, que suelen quedarse fuera de estos planes hasta que fallan en plena campaña.

Para planificar así necesitas saber qué tienes: modelo, fecha de compra, garantía, sistema operativo y quién usa cada equipo. Si no tienes esa lista, empieza por ahí. En el artículo sobre cómo llevar el inventario informático de la empresa te explicamos cómo montarla sin complicarte.

Cuando toque comprar, elige pensando en el puesto y en los años que tiene que durar el equipo. Te puede servir la guía para elegir portátiles para la empresa según el puesto, y si prefieres que alguien te proponga modelos concretos y te los entregue preparados, eso es lo que cubre el suministro de ordenadores y portátiles.

Qué hacer con los equipos que se retiran

Un ordenador viejo guarda correos, documentos, contraseñas guardadas en el navegador y, a veces, datos de clientes. Antes de que salga de la empresa hay que borrar el disco de forma segura o destruirlo, y dejar constancia de que se ha hecho. Si tratas datos personales, consulta con tu asesoría o con quien te lleve la protección de datos cómo documentarlo. Después, el equipo debe ir a un gestor autorizado de residuos electrónicos, no al contenedor.

En TICB2B revisamos el estado de tus equipos, te preparamos un calendario de renovación por escrito y nos ocupamos de suministrar los nuevos ya configurados y de retirar los viejos con el borrado hecho. Si tienes equipos que no pasan a Windows 11 o que ya no dan más de sí, pídenos una revisión de tu parque de ordenadores.