Cómo llevar el inventario informático de la empresa

Llevar el inventario informático de la empresa consiste en tener una única lista, siempre actualizada, con cada equipo, licencia y servicio que usa la empresa: qué es, quién lo usa, dónde está y cuándo vence su garantía o su renovación. En una empresa pequeña basta una hoja de cálculo bien pensada. A partir de cierto número de equipos compensa una herramienta que recoja los datos sola desde cada ordenador. Montarlo lleva poco tiempo. Lo que da trabajo es mantenerlo al día.

Para qué sirve un inventario informático

Cuando falta, se nota en momentos concretos. Alguien pregunta si el portátil que se ha roto está en garantía y nadie lo sabe. Un antiguo empleado sigue teniendo una licencia de Microsoft 365 asignada que se paga cada mes. El dominio de la web caduca porque la renovación iba a una dirección de correo que ya no existe. O, en el peor caso, hay un incidente de seguridad y no está claro qué equipos podrían estar afectados.

Con un inventario al día, esas preguntas se responden en un minuto. Y sirve para planificar: saber qué equipos no pasarán al próximo sistema operativo o cuántas licencias renuevan el mes que viene permite presupuestar con tiempo.

Hay un uso más que la gente no imagina hasta que lo necesita: los seguros. Si entran a robar en la oficina o una inundación estropea el cuarto del servidor, la aseguradora preguntará qué equipos había, de qué modelo y cuándo se compraron. Con el inventario y las facturas a mano, esa parte de la reclamación se resuelve en una tarde.

Qué debe incluir el inventario informático

Divide la lista en cuatro bloques. Cada uno tiene sus propios datos:

Hay un dato que conviene añadir y que casi nadie pone: quién es el contacto o el proveedor de cada cosa. Saber que la centralita la mantiene una empresa concreta, o que el programa de nóminas lo lleva la asesoría, ahorra muchas llamadas.

Lo que no debe ir en el inventario son las contraseñas. Para eso existen los gestores de contraseñas, con acceso controlado. Una hoja de cálculo con todas las claves de la empresa compartida en una carpeta es un riesgo serio.

Hoja de cálculo o herramienta de inventario

Una hoja de cálculo funciona bien hasta unas pocas decenas de equipos y si hay una persona responsable de actualizarla. Tiene la ventaja de que cualquiera la entiende. Su problema es que depende de que alguien la toque cada vez que algo cambia, y eso con el tiempo falla.

Las herramientas de inventario instalan un pequeño agente en cada ordenador que envía los datos solo: modelo, número de serie, memoria, disco, programas instalados, última conexión. Hay opciones de código abierto como GLPI o Snipe-IT, herramientas comerciales como Lansweeper, y si tienes Microsoft 365 Business Premium, Intune ya recoge buena parte de esta información de los equipos que gestiona. Las plataformas que usan los servicios de mantenimiento informático también lo hacen.

Nuestra recomendación: aunque uses una herramienta automática, la información de contexto (quién es el usuario, dónde está la factura, qué proveedor lo lleva) hay que completarla a mano. Ninguna herramienta adivina eso.

Cómo empezar sin que se eternice

Pongamos una clínica en Tarragona con varios consultorios, recepción y un pequeño servidor. Hacer el inventario de golpe parece una montaña, pero se puede abordar por partes:

1. Recorre la clínica y apunta cada equipo con su número de serie y su ubicación. Pon una etiqueta con un código en cada uno.
2. Saca de Microsoft 365 y de las facturas la lista de licencias y suscripciones.
3. Repasa los correos de renovación y los cargos en el banco para encontrar dominios, hosting y servicios que nadie recuerda.
4. Consulta las garantías en la web de cada fabricante con el número de serie.
5. Decide quién es el responsable de mantenerlo y cada cuánto se revisa.

En clínicas y centros sanitarios este trabajo tiene además otra utilidad, porque ayuda a saber en qué equipos hay datos de pacientes. Si tratas datos personales, tu asesoría o tu responsable de protección de datos te dirá qué tienes que documentar; el inventario facilita esa tarea, pero no la sustituye.

Mantenerlo vivo: altas, bajas y cambios

Un inventario que se hizo hace dos años y no se ha tocado sirve de poco. Lo que lo mantiene útil es ligarlo a los momentos en que algo cambia:

• Cuando entra una persona: qué equipo se le da, qué licencias y a qué carpetas tiene acceso.
• Cuando sale: se recoge el equipo, se retiran las licencias y se desactivan sus cuentas el mismo día.
• Cuando se compra o se retira un equipo: se da de alta o de baja en la lista, y en las bajas se anota cómo se borraron los datos.
• Una vez al año: revisión completa, comparando el inventario con lo que hay realmente en la oficina y con lo que se paga.

Con el inventario al día, decisiones como cuándo renovar los ordenadores de la empresa o qué hacer con las licencias de Windows y Office se toman con datos y no de memoria.

En TICB2B montamos el inventario al empezar a trabajar con una empresa, porque es la base de todo lo demás, y lo mantenemos al día dentro del mantenimiento informático, con avisos de garantías y renovaciones. Si quieres poner orden en tus equipos y licencias, pídenos que hagamos el inventario de tu empresa.