Cómo migrar el correo de la empresa a Microsoft 365 sin perder mensajes

Para migrar el correo de la empresa a Microsoft 365 sin perder mensajes hay que copiar los buzones antiguos mientras el correo sigue llegando al servidor de siempre, cambiar los registros MX del dominio en el momento acordado y hacer una última sincronización después del cambio. El orden importa más que la herramienta. Casi todos los correos perdidos que hemos visto en migraciones vienen de cambiar el MX demasiado pronto o de apagar el servidor viejo demasiado rápido.

Antes de tocar nada: inventario de buzones y usos

La primera tarea es hacer una lista de todo lo que hoy recibe o envía correo con tu dominio. Suele haber más cosas de las que parece:

• Buzones personales, con su tamaño aproximado y si alguien guarda correo en archivos PST en su ordenador.
• Direcciones genéricas como info@, pedidos@ o facturas@, y quién las lee.
• Alias y reenvíos, que en muchos hostings se configuran aparte y no aparecen como buzón.
• Equipos que envían correo solos: la multifunción que escanea a correo, el ERP que manda facturas, la centralita, alarmas o cámaras.
• Firmas, respuestas automáticas y reglas que la gente tenga montadas.

Los equipos que envían correo son los que más se olvidan. El lunes después de la migración, la multifunción deja de mandar escaneos y nadie sabe por qué. Microsoft 365 exige autenticación o un conector para estos envíos, así que conviene probarlos antes.

Preparar Microsoft 365 y el dominio

Con la lista hecha, se prepara el destino. Se da de alta el dominio en Microsoft 365 y se verifica añadiendo un registro TXT en el DNS. Este paso no afecta al correo actual: el MX sigue apuntando al servidor antiguo y todo funciona igual.

Después se crean los usuarios, se asignan las licencias y se crean los buzones compartidos para las direcciones genéricas. Si dudas sobre qué licencia dar a cada persona, en el artículo sobre Microsoft 365 Business Basic, Standard o Premium lo explicamos con detalle.

Un truco que ahorra disgustos: uno o dos días antes del corte, baja el TTL del registro MX en tu DNS. El TTL indica cuánto tiempo guardan otros servidores la información de tu dominio. Si está bajo, el cambio de MX se propaga antes y el periodo en el que llega correo a los dos sitios es más corto.

Elegir el método de migración del correo

El método depende de dónde esté el correo hoy. Estas son las opciones más habituales:

Pongamos un despacho de abogados en Vic con doce buzones en un hosting compartido. Lo normal sería una migración IMAP: se programa la copia una semana antes, Microsoft 365 va trayendo los mensajes en segundo plano y la gente sigue trabajando como siempre. Los contactos y los calendarios se exportan desde cada ordenador y se importan después, buzón a buzón.

El día del corte: cambio de MX y última sincronización

Cuando la copia inicial está terminada, se fija el corte. Nosotros preferimos un viernes por la tarde o la víspera de un festivo, para tener margen si algo no cuadra. El orden es este:

1. Se avisa a la plantilla de que el lunes el correo se abrirá desde otro sitio.
2. Se cambia el registro MX para que apunte a Microsoft 365.
3. Se actualizan los registros que necesita Microsoft 365: Autodiscover (para que Outlook se configure solo) y el SPF, que indica qué servidores pueden enviar en nombre de tu dominio.
4. Durante unas horas puede seguir llegando algún correo al servidor antiguo mientras el cambio se propaga. Por eso se lanza una sincronización final que recoge lo que haya entrado allí.
5. Se comprueba el envío y la recepción desde fuera, con una cuenta de otro dominio.

El servidor o el hosting antiguo no se da de baja ese día. Lo mantenemos activo al menos unas semanas, por si aparece un buzón olvidado o alguien echa en falta una carpeta. Es la red de seguridad más barata de toda la migración.

Después del corte: Outlook, móviles y seguridad

El lunes toca soporte. Hay que configurar Outlook en cada ordenador con el nuevo perfil, quitar las cuentas viejas de los móviles y añadir las nuevas, y comprobar que cada persona ve sus carpetas, su firma y los buzones compartidos que le corresponden.

Aprovecha también para cerrar dos temas de seguridad que conviene no dejar para luego. Uno es activar DKIM y publicar una política DMARC, que ayudan a que tus correos no acaben en la carpeta de spam de tus clientes y dificultan que alguien suplante tu dominio. El otro es activar el doble factor de autenticación en todas las cuentas desde el primer día, antes de que la gente se acostumbre a entrar solo con contraseña.

Errores habituales al migrar el correo

Además de cambiar el MX antes de tiempo y dar de baja el hosting demasiado pronto, vemos a menudo estos fallos:

• No revisar los PST locales. Hay personas que llevan años archivando correo en su ordenador y no saben dónde está el archivo.
• Olvidar los alias. El cliente sigue escribiendo a ventas@ y ese correo rebota porque nadie lo creó en el destino.
• Dejar el SPF antiguo junto al nuevo con dos registros distintos, lo que hace que algunos servidores rechacen tus correos.
• No probar la multifunción ni el ERP hasta que alguien se queja.

Si tienes muchos buzones o un Exchange propio, la migración merece un plan escrito con fechas y responsables. Es parte de lo que incluye nuestra gestión de Microsoft 365 para empresas, tanto si estás en Cataluña como en cualquier otra provincia, porque se puede hacer completamente en remoto. En una asesoría o despacho, donde el correo es el archivo de cada expediente, este cuidado se nota todavía más.

En TICB2B empezamos por el inventario de buzones y usos, te pasamos el plan y la fecha de corte por escrito y nos ocupamos del lunes siguiente. Si quieres organizarlo, cuéntanos cómo tienes el correo ahora y te preparamos una propuesta.