Com migrar el correu de l'empresa a Microsoft 365 sense perdre missatges
Els passos per migrar el correu de l'empresa a Microsoft 365: inventari de bústies, DNS, mètode de còpia, canvi dels registres MX, fitxers PST i la revisió posterior al tall.
Per migrar el correu de l'empresa a Microsoft 365 sense perdre missatges cal copiar les bústies antigues mentre el correu continua arribant al servidor de sempre, canviar els registres MX del domini en el moment acordat i fer una última sincronització després del canvi. L'ordre importa més que l'eina. Gairebé tots els correus perduts que hem vist en migracions s'expliquen per haver canviat el registre MX massa aviat o haver apagat el servidor vell massa de pressa.
Abans de tocar res: inventari de bústies i usos
La primera tasca és fer una llista de tot el que avui rep o envia correu amb el teu domini. Acostuma a haver-hi més coses de les que sembla:
- Bústies personals, amb la mida aproximada i si algú guarda correu en fitxers PST al seu ordinador.
- Adreces genèriques com info@, comandes@ o factures@, i qui les llegeix.
- Àlies i reenviaments, que en molts serveis d'allotjament es configuren a part i no apareixen com a bústia.
- Equips que envien correu sols: la multifunció que escaneja al correu, l'ERP que envia factures, la centraleta, alarmes o càmeres.
- Signatures, respostes automàtiques i regles que la gent tingui configurades.
Els equips que envien correu són els que més s'obliden. El dilluns després de la migració, la multifunció deixa d'enviar escanejos i ningú no sap per què. Microsoft 365 exigeix autenticació o un connector per a aquests enviaments, així que convé provar-los abans.
Preparar Microsoft 365 i el domini
Amb la llista feta, es prepara el destí. Es dona d'alta el domini a Microsoft 365 i es verifica afegint un registre TXT al DNS. Aquest pas no afecta el correu actual: el registre MX continua apuntant al servidor antic i tot funciona igual.
Després es creen els usuaris, s'assignen les llicències i es creen les bústies compartides per a les adreces genèriques. Si dubtes sobre quina llicència donar a cada persona, a l'article sobre Microsoft 365 Business Basic, Standard o Premium ho expliquem amb detall.
Un truc que estalvia disgustos: un o dos dies abans del tall, abaixa el TTL del registre MX al teu DNS. El TTL indica quant de temps guarden altres servidors la informació del teu domini. Si és baix, el canvi del registre MX es propaga abans i el període en què arriba correu als dos llocs és més curt.
Triar el mètode de migració del correu
El mètode depèn d'on sigui avui el correu. Aquestes són les opcions més habituals:
| Origen | Mètode habitual | Què es copia | Què cal tenir present |
|---|---|---|---|
| Allotjament web amb IMAP | Migració IMAP des del mateix Microsoft 365 | Només el correu | Els contactes i els calendaris s'han d'exportar a part |
| Exchange en un servidor propi | Migració per fases, completa o híbrida | Correu, calendari i contactes | Més preparació; convé planificar-la amb calma |
| Google Workspace | Migració des de Google amb les eines de Microsoft | Correu, calendari i contactes | Cal preparar permisos al compte de Google |
| Fitxers PST als ordinadors | Importació de PST o càrrega des d'Outlook | El que hi hagi a cada fitxer | Cal localitzar-los tots abans |
| Diversos orígens o moltes bústies | Eines de migració de tercers | Segons l'eina | Tenen un cost per bústia, però estalvien hores |
Posem per cas un despatx d'advocats de Vic amb dotze bústies en un allotjament compartit. El més normal seria una migració IMAP: es programa la còpia una setmana abans, Microsoft 365 va portant els missatges en segon pla i la gent continua treballant com sempre. Els contactes i els calendaris s'exporten des de cada ordinador i s'importen després, bústia per bústia.
El dia del tall: canvi del registre MX i última sincronització
Quan la còpia inicial està acabada, es fixa el tall. Nosaltres preferim un divendres a la tarda o la vigília d'un festiu, per tenir marge si alguna cosa no quadra. L'ordre és aquest:
- S'avisa la plantilla que dilluns el correu s'obrirà des d'un altre lloc.
- Es canvia el registre MX perquè apunti a Microsoft 365.
- S'actualitzen els registres que necessita Microsoft 365: Autodiscover (perquè Outlook es configuri sol) i el registre SPF, que indica quins servidors poden enviar en nom del teu domini.
- Durant unes hores pot continuar arribant algun correu al servidor antic mentre el canvi es propaga. Per això es llança una sincronització final que recull el que hi hagi entrat.
- Es comproven l'enviament i la recepció des de fora, amb un compte d'un altre domini.
El servidor o l'allotjament antic no es dona de baixa aquell dia. El mantenim actiu almenys unes setmanes, per si apareix una bústia oblidada o algú troba a faltar una carpeta. És la xarxa de seguretat més barata de tota la migració.
Després del tall: Outlook, mòbils i seguretat
El dilluns toca suport. Cal configurar Outlook a cada ordinador amb el perfil nou, treure els comptes vells dels mòbils i afegir-hi els nous, i comprovar que cada persona veu les seves carpetes, la seva signatura i les bústies compartides que li corresponen.
Aprofita també per tancar dos temes de seguretat que convé no deixar per a més endavant. Un és activar DKIM i publicar una política DMARC, que ajuden a fer que els teus correus no acabin a la carpeta de correu brossa dels teus clients i dificulten que algú suplanti el teu domini. L'altre és activar l'autenticació de doble factor a tots els comptes des del primer dia, abans que la gent s'acostumi a entrar només amb contrasenya.
Errors habituals en migrar el correu
A més de canviar el registre MX abans d'hora i donar de baixa l'allotjament massa aviat, sovint veiem aquests errors:
- No revisar els PST locals. Hi ha persones que fa anys que arxiven correu al seu ordinador i no saben on és el fitxer.
- Oblidar els àlies. El client continua escrivint a vendes@ i aquest correu rebota perquè ningú no el va crear al destí.
- Deixar el registre SPF antic al costat del nou, amb dos registres diferents, cosa que fa que alguns servidors rebutgin els teus correus.
- No provar la multifunció ni l'ERP fins que algú es queixa.
Si tens moltes bústies o un Exchange propi, la migració mereix un pla escrit amb dates i responsables. És part del que inclou la nostra gestió de Microsoft 365 per a empreses, tant si ets a Catalunya com a qualsevol altra província, perquè es pot fer completament a distància. En una assessoria o despatx, on el correu és l'arxiu de cada expedient, aquesta cura es nota encara més.
A TICB2B comencem per l'inventari de bústies i usos, et passem el pla i la data del tall per escrit i ens ocupem del dilluns següent. Si vols organitzar-ho, explica'ns com tens el correu ara i et prepararem una proposta.
Preguntes freqüents
No, si es fa en l'ordre correcte. El correu continua arribant al servidor antic mentre es copien les bústies i, quan es canvia el registre MX, comença a arribar a Microsoft 365. El que entra a l'antic durant la propagació es recull amb una sincronització final. El més normal és que la plantilla no noti cap tall en la recepció.
Depèn del TTL que tingués configurat el registre i de cada servidor que consulti el teu domini; per això no hi ha un termini exacte. Abaixar el TTL un o dos dies abans del canvi redueix molt aquest període. Mentre dura, pot arribar correu als dos llocs, i la sincronització final s'encarrega de recollir-lo.
Amb poques bústies en un allotjament IMAP és possible si coneixes bé el DNS i segueixes la documentació de Microsoft. El risc és en els detalls: àlies oblidats, registres SPF duplicats, PST locals o equips que envien correu. Amb més d'unes quantes bústies o un Exchange propi, compensa que ho planifiqui algú que ho faci sovint.
