Microsoft 365 Business Basic, Standard o Premium: quin triar

Si el teu equip treballa gairebé sempre al navegador i necessita correu, Teams i fitxers compartits, Microsoft 365 Business Basic sol ser suficient. Si necessites Word, Excel i Outlook instal·lats a l'ordinador, el pla que et toca és Business Standard. Business Premium té sentit quan, a més, vols controlar i protegir portàtils, mòbils i comptes des d'un sol lloc. I no cal que tota la plantilla tingui el mateix pla: es poden combinar.

El que comparteixen els tres plans de Microsoft 365 Business

Tots tres inclouen el que busca la majoria d'empreses quan es passa a Microsoft 365: correu d'Exchange amb el teu propi domini, calendaris compartits, OneDrive per als fitxers de cada persona, SharePoint per a les carpetes comunes i les versions web i mòbil de Word, Excel, PowerPoint i Outlook. També porten el filtre bàsic de correu brossa i de virus que Microsoft aplica a totes les bústies.

Teams mereix una nota a part. A Europa, Microsoft ven versions d'aquests plans amb Teams i sense Teams, així que, quan compris, fixa't en el nom exacte de la llicència. Ens hem trobat amb empreses que van contractar la versió sense Teams sense adonar-se'n i després no entenien per què no podien fer videotrucades.

Els plans Business estan pensats per a pimes i Microsoft fixa un nombre màxim d'usuaris per a aquesta família. Per sobre d'aquest límit es passa als plans Enterprise, que funcionen amb altres regles.

Diferències entre Business Basic, Standard i Premium

La taula resumeix el que canvia d'un pla a l'altre. Està simplificada expressament, perquè Microsoft canvia noms, afegeix funcions i mou peces entre plans amb certa freqüència. Abans de comprar, revisa la fitxa vigent de cada pla o demana a qui et porti les llicències que te la confirmi.

Business Basic: correu i col·laboració al núvol

És el pla d'entrada. Encaixa bé en llocs de treball que viuen al navegador o al mòbil: personal de magatzem que consulta el correu i els torns, tècnics que fan servir sobretot el calendari i Teams, o persones que obren documents per llegir-los i poca cosa més. Les versions web de Word i Excel cobreixen molt, però es queden curtes amb macros, taules dinàmiques pesades, combinació de correspondència o complements que es connecten amb l'ERP.

Si algú d'administració treballa avui amb Excel instal·lat i llibres grans, passar-lo a Basic és buscar-se problemes. Ho notarà el primer matí.

Business Standard: Office instal·lat a l'ordinador

Afegeix les aplicacions d'escriptori de sempre, que cada usuari pot instal·lar en diversos dispositius (l'ordinador de l'oficina, el portàtil de casa, la tauleta). És el pla habitual a comptabilitat, compres, oficina tècnica i qualsevol lloc de treball que passi el dia amb Excel o amb Outlook.

El que no porta Standard és una eina per gestionar els portàtils de manera centralitzada. Tens el correu i els fitxers al núvol, però si un portàtil es perd en un tren, amb aquesta llicència no pots exigir que tingui el disc xifrat ni aplicar-hi polítiques des d'una consola.

Business Premium: Standard més gestió i seguretat

Premium inclou tot el que té Standard i hi suma eines que, si no, caldria contractar per separat. Intune serveix per configurar portàtils i mòbils a distància, instal·lar-hi programes i esborrar-los si es perden. L'accés condicional permet decidir des de quins equips i en quines condicions es pot entrar als comptes de l'empresa. Defender for Business protegeix els equips amb detecció i resposta, i les opcions de Purview ajuden a marcar documents com a confidencials.

La nostra opinió: per a una empresa amb dades de clients, portàtils que surten de l'oficina i ningú dedicat a la informàtica, Premium sol ser l'opció més assenyada. Amb un matís important: aquestes eines s'han de configurar, i aquesta configuració és bona part de la feina de gestionar Microsoft 365 en una empresa. Una llicència Premium sense polítiques aplicades protegeix més o menys el mateix que una Standard.

Es poden combinar llicències a la mateixa empresa

Microsoft permet combinar plans Business dins del mateix inquilí (el «compte» de Microsoft 365 de la teva empresa). Cada persona rep la llicència que necessita i totes comparteixen domini, directori i carpetes.

Posem per cas una distribuïdora de material elèctric de Terrassa amb vint persones. Deu treballen al magatzem i només consulten el correu i els albarans des del mòbil. Cinc són a administració amb Excel tot el dia. Cinc són comercials que s'enduen el portàtil a casa dels clients. Una combinació raonable seria Basic per al magatzem, Standard per a administració i Premium per als comercials i la direcció.

L'inconvenient de combinar és que les proteccions de Premium només cobreixen qui té Premium. Si els comptes d'administració tenen accés a dades bancàries, potser t'interessa que també tinguin accés condicional, encara que no surtin mai de l'oficina. Combinar estalvia, però cal decidir-ho lloc per lloc, amb la llista de persones al davant i sabent quines dades toca cadascuna.

També hi ha llicències soltes que encaixen en casos concrets, com Microsoft 365 Apps for business (només les aplicacions d'Office, sense correu) o plans d'Exchange per a bústies que només necessiten correu. Són útils, però convé no omplir l'inquilí de llicències diferents sense un criteri clar.

Com decidir quin pla necessita cada lloc de treball

Aquestes preguntes, fetes per ordre, solen resoldre-ho:

1. Necessita Office instal·lat a l'ordinador? Si la resposta és no, Basic pot servir.
2. Fa servir un portàtil o un mòbil amb dades de l'empresa fora de l'oficina? Si és així, Premium guanya pes.
3. Gestiona informació sensible, com nòmines, dades de pacients, expedients o tarifes de clients? En una assessoria o despatx professional, per exemple, gairebé tots els llocs de treball compleixen aquesta condició.
4. Hi ha algú que configurarà i revisarà les polítiques de seguretat? Si ningú no ho farà, pagar Premium serveix de poc.

Errors que veiem en contractar Microsoft 365

El més freqüent és posar tota la plantilla a Basic per estalviar i, al cap de dos mesos, anar passant usuaris a Standard d'un en un a mesura que es queixen. Funciona, però es perd temps i s'acaba amb una barreja que ningú no ha pensat.

El segon és comprar Premium i deixar-lo amb la configuració de fàbrica. El tercer, donar per fet que Microsoft fa còpies de seguretat del correu i dels fitxers que hi ha a OneDrive com ho faria un sistema de còpies independent. No és així: hi ha paperera i versions durant un temps limitat, però si necessites recuperar alguna cosa de fa mesos et caldrà una còpia de seguretat de Microsoft 365 a part.

I un altre, molt comú: llicències assignades a persones que ja no són a l'empresa. Si no hi ha un procés de baixes, es continuen pagant cada mes. Si estàs pensant a canviar de proveïdor de correu, també et pot interessar com migrar el correu a Microsoft 365 sense perdre missatges.

A TICB2B revisem quines llicències tens, qui les fa servir i què necessita de debò cada lloc de treball, i t'ho deixem per escrit amb una proposta. Si vols que ho mirem, demana'ns una revisió de les teves llicències de Microsoft 365 i et direm quin pla encaixa en cada cas i quina configuració hi falta.