Llicències de Windows i Office a l'empresa: OEM, per volum i subscripció
Com funcionen les llicències de Windows i Office en una empresa: OEM, per volum i subscripció. Què es pot traslladar, què no i quina combinació sol encaixar en una pime.
En una empresa, les llicències de Windows i Office es poden tenir de tres maneres: OEM, que ve amb l'ordinador i s'hi queda per sempre; per volum, que l'empresa compra a Microsoft o a un proveïdor per millorar o unificar edicions; i per subscripció, que es paga per usuari de manera periòdica i sempre està al dia. La majoria de pimes acaben combinant un Windows Pro OEM a cada equip amb l'Office inclòs en una subscripció de Microsoft 365.
Les modalitats de llicència d'un cop d'ull
| Modalitat | Va lligada a | Es pot passar a un altre equip? | Forma de pagament | Quan encaixa |
|---|---|---|---|---|
| OEM | L'ordinador amb què es compra | No | Inclosa en el preu de l'equip | Windows en equips nous |
| Comercial (en capsa o digital) | Un equip cada vegada | Sí, desinstal·lant-la de l'anterior | Pagament únic | Casos puntuals |
| Per volum | L'organització | Segons les condicions del contracte | Pagament únic o periòdic | Millorar l'edició de Windows, Office perpetu en molts equips, servidors |
| Subscripció | L'usuari | Sí, l'usuari la fa servir en els seus dispositius | Mensual o anual | Microsoft 365 i edicions avançades de Windows |
Microsoft canvia amb certa freqüència els programes a través dels quals ven llicències i les condicions de cadascun. Des de fa uns anys, bona part de les compres de les empreses es fan a través de proveïdors inclosos en el seu programa CSP. Abans de comprar en quantitat, confirma les condicions vigents amb qui te les hagi de subministrar.
Windows a l'empresa: Home, Pro i tipus de llicència
El primer que cal mirar és l'edició. Windows Home està pensat per a casa i no permet unir l'equip a un domini d'Active Directory ni gestionar-lo amb directives de grup, entre altres limitacions. Per a un ordinador d'empresa, el mínim raonable és Windows Pro.
Llicència OEM de Windows
És la que porta l'ordinador de fàbrica. S'activa lligada a aquell equip concret i no es pot traslladar a un altre, ni tan sols si el primer s'espatlla. Quan l'ordinador es retira, la seva llicència se'n va amb ell. Per això, quan compris portàtils per a l'empresa, convé que ja vinguin amb Windows Pro: passar després de l'edició Home a la Pro té un cost que es menja part de l'estalvi.
Llicències per volum i per subscripció
Aquí hi ha un detall que confon molt. Les llicències per volum de Windows per a llocs de treball són, en general, actualitzacions: necessiten que l'equip ja tingui una llicència base vàlida, normalment un Windows Pro OEM. No serveixen per «legalitzar» un ordinador que no en té cap.
Les edicions més avançades de Windows, amb funcions addicionals de seguretat i gestió, es contracten per subscripció i per usuari. En la majoria de pimes no calen, perquè el que aporten ja ho cobreixen un Windows Pro ben gestionat i les eines incloses en alguns plans de Microsoft 365.
Office: pagament únic o Microsoft 365
Amb Office l'elecció és més clara. Hi ha dos camins:
- Office de pagament únic: la versió que Microsoft tingui a la venda com a llicència perpètua, per a un equip. No rep funcions noves i té una data de final de suport, a partir de la qual deixa de rebre actualitzacions de seguretat.
- Office dins de Microsoft 365: es paga per usuari, cada persona el pot instal·lar en diversos dispositius i sempre és a l'última versió. Normalment va juntament amb el correu, OneDrive i Teams.
Una advertència que fem sovint: segons les seves pròpies condicions, les edicions d'Office pensades per a la llar no tenen llicència per a ús comercial. Hem vist empreses amb l'Office d'estudiant als ordinadors d'administració sense saber-ho. Si compres Office de pagament únic, que sigui una edició per a empreses.
La nostra opinió és que, per a gairebé totes les pimes, l'Office dins de Microsoft 365 és la millor opció. Si tens dubtes sobre quin pla triar, ho detallem a l'article sobre Microsoft 365 Business Basic, Standard o Premium. El pagament únic té sentit en equips molt concrets, com un ordinador de taller sense usuari fix que només obre fulls de càlcul.
Combinacions habituals en una pime
Posem per cas una gestoria de Granollers amb vuit persones. Un esquema raonable seria aquest: cada ordinador amb Windows Pro OEM, Microsoft 365 Business Standard o Premium per a cada persona (que inclou l'Office i el correu) i, si tenen servidor propi, les llicències de Windows Server i les d'accés d'usuari corresponents. En una assessoria o despatx cal sumar-hi, a més, les llicències del programa fiscal i comptable, que solen anar per usuari o per lloc de treball i tenen les seves pròpies renovacions.
Les llicències de servidor mereixen un capítol a part, perquè les de Windows Server es calculen per nuclis de processador i cada usuari o dispositiu que s'hi connecta necessita, a més, la seva llicència d'accés. Això influeix molt en la tria de l'equip, i per això ho tractem a com dimensionar un servidor per a una pime.
Com tenir les llicències en regla
No n'hi ha prou de tenir llicències; cal poder demostrar-ho. Això és el que recomanem:
- Guarda les factures de compra d'equips i llicències, i els certificats o les confirmacions dels contractes per volum.
- Porta un registre de quina llicència té cada equip i cada usuari, amb les dates de renovació.
- Desconfia de claus soltes a preus molt per sota del normal. Sovint tenen un origen dubtós i poden deixar de funcionar sense avís.
- Quan algú deixa l'empresa, retira-li la llicència de subscripció per no continuar pagant-la.
- Revisa un cop l'any si el que pagues coincideix amb el que es fa servir.
Per a tot això ajuda molt comprar a un proveïdor que t'entregui les llicències documentades i t'avisi de les renovacions. És el que fem en el servei de subministrament de llicències de programari, juntament amb els equips.
A TICB2B revisem quines llicències tens ara, detectem el que sobra o falta i et passem per escrit què cal comprar i en quina modalitat. Si no tens clar què cobreix cada llicència de la teva empresa, demana'ns una revisió de les teves llicències.
Preguntes freqüents
No. La llicència OEM queda lligada a l'equip amb què es va vendre i es retira amb ell, encara que s'espatlli. Si necessites una llicència que puguis moure entre ordinadors, ha de ser una llicència comercial completa, que es pot traslladar desinstal·lant-la de l'equip anterior. A la pràctica, el més habitual és comprar els equips nous amb Windows Pro.
Windows Pro permet unir l'equip a un domini d'Active Directory, gestionar-lo amb directives de grup i fer servir el xifratge BitLocker complet, entre altres funcions. Windows Home no inclou aquestes opcions, cosa que complica la gestió i la seguretat. Per als ordinadors d'empresa recomanem sempre Windows Pro des de la compra, perquè actualitzar-lo després té un cost addicional.
No deixa d'obrir-se, però quan s'acaba el període de suport deixa de rebre actualitzacions de seguretat, i això és un risc amb els documents que arriben per correu. A més, no rep funcions noves. Per això convé consultar la data de final de suport de la versió que tinguis i planificar el canvi abans que arribi.
