Licencias de Windows y Office en la empresa: OEM, por volumen y suscripción

En una empresa, las licencias de Windows y Office se pueden tener de tres formas: OEM, que viene con el ordenador y se queda con él para siempre; por volumen, que la empresa compra a Microsoft o a un proveedor para mejorar o unificar ediciones; y por suscripción, que se paga por usuario de forma periódica y se mantiene siempre al día. La mayoría de pymes acaba combinando un Windows Pro OEM en cada equipo con Office incluido en una suscripción de Microsoft 365.

Las modalidades de licencia de un vistazo

Microsoft cambia con cierta frecuencia los programas por los que vende licencias y las condiciones de cada uno. Desde hace unos años gran parte de la compra de las empresas se hace a través de proveedores dentro de su programa CSP. Antes de comprar en cantidad, confirma las condiciones vigentes con quien te las vaya a suministrar.

Windows en la empresa: Home, Pro y cómo se licencia

Lo primero es la edición. Windows Home está pensado para casa y no permite unir el equipo a un dominio de Active Directory, ni gestionarlo con directivas de grupo, entre otras limitaciones. Para un ordenador de empresa, el mínimo razonable es Windows Pro.

Licencia OEM de Windows

Es la que trae el ordenador de fábrica. Se activa ligada a ese equipo concreto y no se puede trasladar a otro, ni siquiera si el primero se rompe. Cuando el ordenador se retira, su licencia se va con él. Por eso, al comprar portátiles para la empresa, conviene que ya vengan con Windows Pro: actualizar después de Home a Pro tiene un coste que se come parte del ahorro.

Licencias por volumen y por suscripción

Aquí hay un detalle que confunde mucho. Las licencias por volumen de Windows para puestos de trabajo son, en general, actualizaciones: necesitan que el equipo ya tenga una licencia base válida, normalmente un Windows Pro OEM. No sirven para «legalizar» un ordenador que no tiene ninguna.

Las ediciones más avanzadas de Windows, con funciones de seguridad y gestión adicionales, se contratan por suscripción y por usuario. En la mayoría de pymes no hacen falta, porque lo que aportan se cubre con un Windows Pro bien gestionado y las herramientas incluidas en algunos planes de Microsoft 365.

Office: pago único o Microsoft 365

Con Office la elección es más clara. Hay dos caminos:

• Office de pago único: la versión que Microsoft tenga a la venta como licencia perpetua, para un equipo. No recibe funciones nuevas y tiene una fecha de fin de soporte, a partir de la cual deja de recibir actualizaciones de seguridad.
• Office dentro de Microsoft 365: se paga por usuario, cada persona puede instalarlo en varios dispositivos y siempre está en la última versión. Normalmente va junto con el correo, OneDrive y Teams.

Una advertencia que hacemos a menudo: las ediciones de Office pensadas para el hogar no están licenciadas para uso comercial según sus propias condiciones. Hemos visto empresas con Office de estudiante en los ordenadores de administración sin saberlo. Si compras Office de pago único, que sea una edición para empresas.

Nuestra opinión es que, para casi todas las pymes, Office dentro de Microsoft 365 es la mejor opción. Si tienes dudas sobre qué plan elegir, lo detallamos en el artículo sobre Microsoft 365 Business Basic, Standard o Premium. El pago único tiene sentido en equipos muy concretos, como un ordenador de taller sin usuario fijo que solo abre hojas de cálculo.

Combinaciones habituales en una pyme

Pongamos una gestoría en Granollers con ocho personas. Un esquema razonable sería este: cada ordenador con Windows Pro OEM, Microsoft 365 Business Standard o Premium para cada persona (que incluye Office y el correo) y, si tienen servidor propio, las licencias de Windows Server y las de acceso de usuario correspondientes. En una asesoría o despacho hay que sumar además las licencias del programa fiscal y contable, que suelen ir por usuario o por puesto y tienen sus propias renovaciones.

Las licencias de servidor merecen capítulo aparte, porque Windows Server se licencia por núcleos de procesador y cada usuario o dispositivo que se conecta necesita además su licencia de acceso. Influye mucho a la hora de elegir el equipo, y por eso lo tratamos en cómo dimensionar un servidor para una pyme.

Cómo tener las licencias en regla

Tener licencias no basta; hay que poder demostrarlo. Esto es lo que recomendamos:

1. Guarda las facturas de compra de equipos y licencias, y los certificados o confirmaciones de los contratos por volumen.
2. Lleva un registro de qué licencia tiene cada equipo y cada usuario, con fechas de renovación.
3. Desconfía de claves sueltas a precios muy por debajo de lo normal. A menudo tienen un origen dudoso y pueden dejar de funcionar sin aviso.
4. Cuando alguien deja la empresa, retira su licencia de suscripción para no seguir pagándola.
5. Revisa una vez al año si lo que pagas coincide con lo que se usa.

Para todo esto ayuda mucho comprar a un proveedor que te entregue las licencias documentadas y te avise de las renovaciones. Es lo que hacemos en el servicio de suministro de licencias de software, junto con los equipos.

En TICB2B revisamos qué licencias tienes ahora, detectamos lo que sobra o falta y te pasamos por escrito qué comprar y en qué modalidad. Si no tienes claro qué cubre cada licencia de tu empresa, pídenos una revisión de tus licencias.