Microsoft 365 Business Basic, Standard o Premium: cuál elegir

Si tu equipo trabaja casi siempre en el navegador y necesita correo, Teams y archivos compartidos, Microsoft 365 Business Basic suele ser suficiente. Si necesitas Word, Excel y Outlook instalados en el ordenador, el plan que toca es Business Standard. Business Premium tiene sentido cuando además quieres controlar y proteger portátiles, móviles y cuentas desde un único sitio. Y no hace falta que toda la plantilla tenga el mismo plan: se pueden combinar.

Lo que comparten los tres planes de Microsoft 365 Business

Los tres incluyen lo que la mayoría de empresas busca cuando se pasa a Microsoft 365: correo de Exchange con tu propio dominio, calendarios compartidos, OneDrive para los archivos de cada persona, SharePoint para las carpetas comunes y las versiones web y móvil de Word, Excel, PowerPoint y Outlook. También llevan el filtro básico de correo no deseado y de virus que Microsoft aplica a todos los buzones.

Teams merece una nota aparte. En Europa Microsoft vende versiones de estos planes con Teams y sin Teams, así que al comprar fíjate en el nombre exacto de la licencia. Nos hemos encontrado empresas que contrataron la versión sin Teams sin darse cuenta y luego no entendían por qué no podían hacer videollamadas.

Los planes Business están pensados para pymes y Microsoft fija un número máximo de usuarios para esta familia. Por encima de ese límite se pasa a los planes Enterprise, que funcionan con otras reglas.

Diferencias entre Business Basic, Standard y Premium

La tabla resume lo que cambia de un plan a otro. Está simplificada a propósito, porque Microsoft cambia nombres, añade funciones y mueve piezas entre planes con cierta frecuencia. Antes de comprar, revisa la ficha vigente de cada plan o pide a quien te lleve las licencias que te la confirme.

Business Basic: correo y colaboración en la nube

Es el plan de entrada. Lo vemos bien en puestos que viven en el navegador o en el móvil: personal de almacén que consulta el correo y los turnos, técnicos que usan sobre todo el calendario y Teams, o personas que abren documentos para leerlos y poco más. Las versiones web de Word y Excel cubren mucho, pero se quedan cortas con macros, tablas dinámicas pesadas, combinación de correspondencia o complementos que se conectan con el ERP.

Si alguien de administración trabaja hoy con Excel instalado y libros grandes, pasarle a Basic es buscarse problemas. Lo notará la primera mañana.

Business Standard: Office instalado en el ordenador

Añade las aplicaciones de escritorio de siempre, que cada usuario puede instalar en varios dispositivos (el ordenador de la oficina, el portátil de casa, la tablet). Es el plan habitual en contabilidad, compras, oficina técnica y cualquier puesto que pase el día en Excel o en Outlook.

Lo que no trae Standard es una herramienta para gestionar los portátiles de forma centralizada. Tienes el correo y los archivos en la nube, pero si un portátil se pierde en un tren no puedes, con esa licencia, obligar a que tenga el disco cifrado ni aplicarle políticas desde una consola.

Business Premium: Standard más gestión y seguridad

Premium incluye todo lo de Standard y suma herramientas que en otro caso habría que contratar por separado. Intune sirve para configurar portátiles y móviles a distancia, instalarles programas y borrarlos si se pierden. El acceso condicional permite decidir desde qué equipos y en qué condiciones se puede entrar a las cuentas de la empresa. Defender for Business protege los equipos con detección y respuesta, y las opciones de Purview ayudan a marcar documentos como confidenciales.

Nuestra opinión: para una empresa con datos de clientes, portátiles que salen de la oficina y nadie dedicado a la informática, Premium suele ser la opción más sensata. Con un matiz importante: estas herramientas hay que configurarlas, y esa configuración es buena parte del trabajo de gestionar Microsoft 365 en una empresa. Una licencia Premium sin políticas aplicadas protege más o menos lo mismo que una Standard.

Se pueden mezclar licencias en la misma empresa

Microsoft permite combinar planes Business dentro del mismo inquilino (la «cuenta» de Microsoft 365 de tu empresa). Cada persona recibe la licencia que necesita y todas comparten dominio, directorio y carpetas.

Pongamos una distribuidora de material eléctrico en Terrassa con veinte personas. Diez trabajan en el almacén y solo consultan el correo y los albaranes desde el móvil. Cinco están en administración con Excel todo el día. Cinco son comerciales que se llevan el portátil a casa de los clientes. Una combinación razonable sería Basic para el almacén, Standard para administración y Premium para los comerciales y la dirección.

El inconveniente de mezclar es que las protecciones de Premium solo cubren a quien tiene Premium. Si las cuentas de administración tienen acceso a datos bancarios, quizá te interese que también tengan acceso condicional, aunque no salgan nunca de la oficina. Mezclar ahorra, pero hay que decidirlo puesto a puesto, con la lista de personas delante y sabiendo qué datos toca cada una.

Existen también licencias sueltas que encajan en casos concretos, como Microsoft 365 Apps for business (solo las aplicaciones de Office, sin correo) o planes de Exchange para buzones que solo necesitan correo. Son útiles, pero conviene no llenar el inquilino de licencias distintas sin un criterio claro.

Cómo decidir qué plan necesita cada puesto

Estas preguntas, hechas por orden, suelen resolverlo:

1. ¿Necesita Office instalado en el ordenador? Si la respuesta es no, Basic puede valer.
2. ¿Usa un portátil o un móvil con datos de la empresa fuera de la oficina? Si es así, Premium gana peso.
3. ¿Maneja información sensible, como nóminas, datos de pacientes, expedientes o tarifas de clientes? En una asesoría o despacho profesional, por ejemplo, casi todos los puestos cumplen esta condición.
4. ¿Hay alguien que vaya a configurar y revisar las políticas de seguridad? Si nadie lo va a hacer, pagar Premium sirve de poco.

Errores que vemos al contratar Microsoft 365

El más frecuente es poner a toda la plantilla en Basic para ahorrar y, a los dos meses, ir subiendo usuarios a Standard de uno en uno según se quejan. Funciona, pero se pierde tiempo y se acaba con una mezcla que nadie ha pensado.

El segundo es comprar Premium y dejarlo con la configuración de fábrica. El tercero, dar por hecho que Microsoft hace copias de seguridad del correo y de OneDrive como lo haría un sistema de copias independiente. No es así: hay papelera y versiones durante un tiempo limitado, pero si necesitas recuperar algo de hace meses te hará falta una copia de seguridad de Microsoft 365 aparte.

Y uno más, muy común: licencias asignadas a personas que ya no están en la empresa. Si no hay un proceso de bajas, se siguen pagando cada mes. Si estás pensando en cambiar de proveedor de correo, también te puede interesar cómo migrar el correo a Microsoft 365 sin perder mensajes.

En TICB2B revisamos qué licencias tienes, quién las usa y qué necesita de verdad cada puesto, y te lo dejamos por escrito con una propuesta. Si quieres que lo miremos, pídenos una revisión de tus licencias de Microsoft 365 y te diremos qué plan encaja en cada caso y qué configuración le falta.