Com portar l'inventari informàtic de l'empresa
Què cal anotar a l'inventari informàtic de l'empresa, si n'hi ha prou amb un full de càlcul o convé una eina, i com mantenir-lo al dia amb les altes, les baixes i els canvis d'equips.
Portar l'inventari informàtic de l'empresa consisteix a tenir una única llista, sempre actualitzada, amb cada equip, llicència i servei que fa servir l'empresa: què és, qui el fa servir, on és i quan vencen la garantia o la renovació. En una empresa petita n'hi ha prou amb un full de càlcul ben pensat. A partir d'un cert nombre d'equips compensa una eina que reculli les dades automàticament des de cada ordinador. Muntar-lo porta poc temps. El que dona feina és mantenir-lo al dia.
Per a què serveix un inventari informàtic
Quan falta, es nota en moments concrets. Algú pregunta si el portàtil que s'ha espatllat està en garantia i ningú no ho sap. Un antic treballador continua tenint assignada una llicència de Microsoft 365 que es paga cada mes. El domini del web caduca perquè la renovació anava a una adreça de correu que ja no existeix. O, en el pitjor dels casos, hi ha un incident de seguretat i no està clar quins equips podrien estar afectats.
Amb un inventari al dia, aquestes preguntes es responen en un minut. I serveix per planificar: saber quins equips no podran passar al pròxim sistema operatiu o quantes llicències es renoven el mes que ve permet pressupostar amb temps.
Hi ha un ús més que la gent no s'imagina fins que el necessita: les assegurances. Si entren a robar a l'oficina o una inundació fa malbé la sala del servidor, l'asseguradora preguntarà quins equips hi havia, de quin model eren i quan es van comprar. Amb l'inventari i les factures a mà, aquesta part de la reclamació es resol en una tarda.
Què ha d'incloure l'inventari informàtic
Divideix la llista en quatre blocs. Cadascun té les seves dades:
| Bloc | Què cal anotar | Per què |
|---|---|---|
| Equips | Tipus, marca i model, número de sèrie, usuari, ubicació, data de compra, final de la garantia, sistema operatiu | Garanties, renovacions i suport |
| Programari i llicències | Programa, tipus de llicència, nombre de llocs o usuaris, a qui està assignada, data de renovació, on és la factura | Pagar el que es fa servir i poder demostrar-ho |
| Serveis i comptes | Dominis, allotjament web, Microsoft 365, certificats, banca electrònica, plataformes sectorials, amb el titular i la data de renovació | Que res no caduqui sense que ningú se n'assabenti |
| Xarxa | Router, tallafoc, commutadors, punts d'accés, NAS, impressores, amb l'adreça IP i la ubicació | Resoldre incidències i planificar canvis |
Hi ha una dada que convé afegir i que gairebé ningú no posa: qui és el contacte o el proveïdor de cada cosa. Saber que la centraleta la manté una empresa concreta, o que el programa de nòmines el porta l'assessoria, estalvia moltes trucades.
El que no ha d'anar a l'inventari són les contrasenyes. Per a això hi ha els gestors de contrasenyes, amb accés controlat. Un full de càlcul amb totes les claus de l'empresa compartit en una carpeta és un risc seriós.
Full de càlcul o eina d'inventari
Un full de càlcul funciona bé fins a unes quantes desenes d'equips i si hi ha una persona responsable d'actualitzar-lo. Té l'avantatge que tothom l'entén. El problema és que depèn que algú el toqui cada vegada que canvia alguna cosa, i això, amb el temps, falla.
Les eines d'inventari instal·len un petit agent a cada ordinador que envia les dades automàticament: model, número de sèrie, memòria, disc, programes instal·lats, última connexió. Hi ha opcions de codi obert com GLPI o Snipe-IT, eines comercials com Lansweeper i, si tens Microsoft 365 Business Premium, Intune ja recull bona part d'aquesta informació dels equips que gestiona. Les plataformes que fan servir els serveis de manteniment informàtic també ho fan.
La nostra recomanació: encara que facis servir una eina automàtica, la informació de context (qui és l'usuari, on és la factura, quin proveïdor el porta) s'ha de completar a mà. Cap eina no endevina això.
Com començar sense que s'eternitzi
Posem per cas una clínica de Tarragona amb diverses consultes, recepció i un servidor petit. Fer l'inventari de cop sembla una muntanya, però es pot abordar per parts:
- Recorre la clínica i anota cada equip amb el número de sèrie i la ubicació. Posa una etiqueta amb un codi a cadascun.
- Treu de Microsoft 365 i de les factures la llista de llicències i subscripcions.
- Repassa els correus de renovació i els càrrecs al banc per trobar dominis, allotjaments i serveis que ningú no recorda.
- Consulta les garanties al web de cada fabricant amb el número de sèrie.
- Decideix qui és el responsable de mantenir-lo i cada quant es revisa.
A les clíniques i centres sanitaris aquesta feina té, a més, una altra utilitat, perquè ajuda a saber en quins equips hi ha dades de pacients. Si tractes dades personals, la teva assessoria o el teu responsable de protecció de dades et dirà què has de documentar; l'inventari facilita aquesta tasca, però no la substitueix.
Mantenir-lo viu: altes, baixes i canvis
Un inventari que es va fer fa dos anys i que no s'ha tocat serveix de poc. El que el manté útil és lligar-lo als moments en què canvia alguna cosa:
- Quan entra una persona: quin equip se li dona, quines llicències té i a quines carpetes té accés.
- Quan surt: es recull l'equip, es retiren les llicències i es desactiven els seus comptes el mateix dia.
- Quan es compra o es retira un equip: es dona d'alta o de baixa a la llista, i en les baixes s'anota com es van esborrar les dades.
- Un cop l'any: revisió completa, comparant l'inventari amb el que hi ha realment a l'oficina i amb el que es paga.
Amb l'inventari al dia, decisions com quan renovar els ordinadors de l'empresa o què fer amb les llicències de Windows i Office es prenen amb dades i no de memòria.
A TICB2B muntem l'inventari quan comencem a treballar amb una empresa, perquè és la base de tota la resta, i el mantenim al dia dins del manteniment informàtic, amb avisos de garanties i renovacions. Si vols posar ordre als teus equips i llicències, demana'ns que fem l'inventari de la teva empresa.
Preguntes freqüents
L'ideal és actualitzar-lo cada vegada que canvia alguna cosa, com una alta, una baixa o una compra, i fer una revisió completa almenys un cop l'any. En aquesta revisió es compara el que diu la llista amb els equips que hi ha a l'oficina i amb el que s'està pagant. Així es detecten llicències que sobren i equips oblidats.
Hi ha eines de codi obert com GLPI o Snipe-IT que permeten portar l'inventari d'equips i llicències sense pagar llicències de programari, tot i que cal instal·lar-les i mantenir-les en un servidor. Per a empreses molt petites, un full de càlcul ben estructurat pot ser suficient. L'important és que hi hagi una persona responsable de mantenir-lo al dia.
Sí. Els mòbils d'empresa accedeixen al correu, als fitxers i sovint a dades de clients, així que hi han de constar amb el model, el número de sèrie o l'IMEI, l'usuari i la línia associada. Si es perden o algú deixa l'empresa, tenir aquestes dades permet bloquejar-los, esborrar-los a distància si estan gestionats i retirar-ne els accessos a temps.
