Factura electrónica y Verifactu: qué tiene que preparar una empresa

Con la factura electrónica y Verifactu, lo que tiene que preparar una empresa son dos cosas distintas. Por un lado, un programa de facturación que cumpla los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, con o sin envío automático de los registros a la Agencia Tributaria (esa modalidad con envío es lo que se conoce como Verifactu). Por otro, la capacidad de emitir y recibir facturas electrónicas en formato estructurado con otras empresas cuando esa obligación le sea aplicable.

Son dos normas que se mezclan a menudo, y los calendarios de las dos se han modificado más de una vez. Por eso este artículo no da fechas. Explica los conceptos para que puedas hablar con tu asesoría y con tu proveedor de software sabiendo de qué se trata. Para el calendario vigente y los requisitos exactos, la referencia es la sede electrónica de la Agencia Tributaria, y para tu caso concreto, tu asesoría fiscal.

Dos obligaciones distintas que se confunden

La primera nace de la conocida como Ley Antifraude y del reglamento que regula los sistemas informáticos de facturación. Afecta al software con el que emites las facturas y busca que los registros no se puedan alterar sin dejar rastro. La segunda viene de la Ley Crea y Crece y se refiere a la factura electrónica entre empresas y profesionales: que las facturas viajen en un formato que un programa pueda leer sin intervención humana y que se pueda conocer su estado de pago.

Qué es un sistema informático de facturación

Es el programa, o el conjunto de programas, con el que una empresa registra y emite sus facturas: un ERP, un programa de facturación en la nube, el TPV de una tienda o el módulo de facturación de una aplicación de servicio técnico. El reglamento exige, en líneas generales, que cada factura genere un registro de facturación con unos datos concretos, que ese registro quede encadenado con el anterior mediante una huella (un código calculado a partir de los datos) y que no se pueda borrar ni modificar sin dejar constancia. La factura, además, incorpora un código QR.

El fabricante del programa tiene que acreditar que su software cumple mediante una declaración responsable. Es lo primero que conviene pedir a cada proveedor.

Hacer facturas en una hoja de cálculo o en un procesador de texto encaja mal con estas exigencias de inalterabilidad y trazabilidad. Si es tu caso, coméntalo con tu asesoría cuanto antes para valorar alternativas.

Qué es Verifactu y en qué se diferencia de la otra modalidad

Verifactu es una de las dos formas de cumplir el reglamento. En esta modalidad, el sistema de facturación envía de forma automática cada registro a la Agencia Tributaria al emitir la factura. La factura lleva el código QR y una leyenda que indica que es verificable, y el cliente puede comprobarla en la sede electrónica de la Agencia Tributaria escaneando ese código.

En la otra modalidad, los registros no se envían en el momento. Se conservan en el propio sistema con firma electrónica y un registro de eventos, y se ponen a disposición de la Agencia Tributaria si los requiere. Para el programa, los requisitos técnicos de esta segunda vía son más exigentes.

En cuanto a quién afecta, la norma se dirige con carácter general a contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y a quienes tributan por IRPF con actividad económica, con algunas excepciones. Las empresas que ya llevan sus libros de IVA mediante el Suministro Inmediato de Información (SII) quedan fuera, y los territorios forales tienen sus propios sistemas. Confirma tu situación con tu asesoría.

La factura electrónica entre empresas

En este contexto, factura electrónica significa factura en formato estructurado (Facturae, UBL u otros estándares admitidos), que un programa puede leer e incorporar sin que nadie teclee nada. Para esta obligación, un PDF enviado por correo no se considera factura electrónica estructurada. Si ya facturas a la Administración pública a través de FACe, el formato Facturae te sonará.

La ley prevé además que se pueda conocer el estado de las facturas, incluida su aceptación y su pago, con el objetivo de reducir la morosidad. Su aplicación práctica depende del desarrollo reglamentario y de un calendario que la propia ley escalona según el tamaño de la empresa. No te fíes de fechas leídas en artículos antiguos: consulta la situación actual en la Agencia Tributaria o con tu asesoría.

Qué tiene que preparar una empresa

Con independencia de las fechas, hay trabajo que puedes adelantar sin riesgo:

1. Haz inventario de todo lo que emite facturas en tu empresa: ERP, TPV, tienda online, aplicaciones de servicio técnico, plantillas sueltas.
2. Pregunta a cada proveedor de software si su programa cumple el reglamento de sistemas de facturación, en qué modalidad, y pídele la declaración responsable.
3. Decide con tu asesoría si te conviene trabajar en modalidad Verifactu o en la otra.
4. Revisa cómo trabajas las facturas rectificativas, las anulaciones y las series, porque el sistema deja de permitir borrar.
5. Limpia los datos fiscales de tus clientes (NIF, razón social, dirección), que pasan a formar parte de cada registro.
6. Comprueba si tu programa puede emitir y recibir facturas en formato estructurado y cómo se conectaría con plataformas de intercambio.

Si este cambio coincide con la renovación de tu programa de gestión, aprovecha para revisar qué tareas de administración se pueden simplificar. Tienes ideas en el artículo sobre qué procesos administrativos se pueden automatizar.

Lo que conviene evitar

Comprar el primer programa que anuncie Verifactu sin comprobar que encaja con el resto de tus procesos, por ejemplo con tu tienda online o con tu almacén. Esperar al último momento, cuando todos los proveedores van saturados. Y tomar decisiones fiscales a partir de lo que dice un comercial de software: la parte técnica la puede resolver tu proveedor informático, pero la interpretación de la norma corresponde a tu asesoría. Si eres una asesoría y tus clientes te preguntan por esto, en la página de informática para asesorías y despachos verás cómo trabajamos con el sector.

En TICB2B nos ocupamos de la parte técnica: revisar qué programas emiten facturas en tu empresa, comprobar con los fabricantes qué versión cumple, actualizar el programa o hacer la implantación de un ERP nuevo y conectar lo que haga falta. Las decisiones fiscales las tomas con tu asesoría. Si quieres revisar tu situación, escríbenos y lo vemos con tu programa actual.