Integrar la tienda online con el ERP: stock, pedidos y clientes

Integrar la tienda online con el ERP significa que el stock, los pedidos, los clientes y normalmente también los precios se sincronizan solos entre los dos sistemas, sin que nadie pase datos a mano. El stock sale del ERP hacia la tienda, los pedidos entran de la tienda al ERP para prepararlos y facturarlos, y las fichas de cliente se crean o se actualizan en el ERP a partir de cada compra.

Da igual que la tienda esté hecha con Shopify, PrestaShop, WooCommerce u otra plataforma: las preguntas que hay que responder son las mismas. Qué datos viajan, en qué dirección, cada cuánto tiempo y qué pasa cuando algo falla. Si las tienes claras antes de elegir herramienta, el proyecto sale mucho más tranquilo.

Stock: la parte que más se nota

Vender algo que no tienes es el error que más molesta a un cliente y el que más trabajo genera: la llamada, la disculpa, la devolución del pago. Por eso la sincronización del stock es lo primero que se diseña.

Pongamos una tienda de material deportivo en Girona con local a pie de calle y tienda online. Un sábado por la mañana se vende en mostrador la última unidad de unas zapatillas. Si la tienda online se actualiza una vez al día, durante horas seguirá ofreciendo un producto que ya no existe. Si el stock se envía cada pocos minutos o en el momento del cambio, el riesgo baja mucho.

Hay más decisiones que la frecuencia. Qué stock se publica: el físico, el disponible descontando pedidos pendientes, o ese mismo dato menos un margen de seguridad para los artículos que se agotan rápido. Desde qué almacén se vende online, si tienes varios. Y cómo se calculan los packs o productos compuestos, cuyo stock depende de sus componentes.

Pedidos: del carrito al albarán

Cada pedido confirmado en la tienda tiene que entrar en el ERP con el cliente, las líneas, los descuentos, los gastos de envío y la forma de pago. A partir de ahí sigue el circuito normal: preparación, albarán, factura. Cuando sale el envío, el ERP devuelve a la tienda el estado y el número de seguimiento, y la tienda avisa al cliente.

Conviene decidir qué pedidos entran y cuándo. Lo habitual es pasar solo los pagados o los que tienen un pago confirmado, y dejar en espera los de transferencia hasta que llegue el dinero. Las devoluciones y los pedidos cancelados también necesitan su camino de vuelta, porque si no el stock se descuadra en silencio.

Clientes: ficha propia o cliente genérico

Hay dos formas de llevar a los clientes de la tienda en el ERP. Una es crear una ficha por cada comprador. La otra es agruparlos en un cliente genérico de «ventas web» y guardar los datos de cada pedido en el propio documento. Para un comercio con muchos compradores puntuales, el cliente genérico evita llenar el ERP de fichas que no volverán a usarse. Para quien vende a empresas que piden factura con su NIF, o a clientes que repiten a menudo, la ficha individual es más práctica.

Sea cual sea la opción, pasa al ERP solo los datos que necesitas para facturar, enviar y atender al cliente. Lo que tenga que ver con protección de datos y consentimientos, revísalo con tu asesoría o con quien te lleve el cumplimiento normativo.

Quién manda en cada dato al integrar la tienda online y el ERP

Cada dato tiene que tener un sistema maestro, el que guarda la versión buena. Esta es la distribución más habitual, aunque cada negocio puede tener sus excepciones:

Formas de integrar la tienda con el ERP

Hay tres caminos, y la elección depende de las plataformas que tengas y de lo particulares que sean tus reglas.

• Un conector ya hecho: módulos para PrestaShop, aplicaciones para Shopify o plugins para WooCommerce que algunos fabricantes de ERP o terceros ofrecen. Es la vía más rápida cuando existe y cubre lo que necesitas.
• Una plataforma de integración intermedia, que hace de puente entre los dos sistemas y permite ajustar reglas sin programar desde cero.
• Un desarrollo propio usando las API de la tienda y del ERP, para los casos que no encajan en lo anterior.

Nuestra preferencia es usar un conector estándar siempre que cubra casi todo lo que necesitas, y resolver lo que falte ajustando procesos antes que programando. Lo estándar se mantiene mejor cuando una de las dos plataformas se actualiza. Lo explicamos en nuestra página de integraciones entre sistemas.

Errores típicos al conectar tienda y ERP

El más frecuente es tener códigos de artículo distintos en cada sistema. Antes de integrar hay que unificar referencias, o al menos tener una tabla de equivalencias fiable. El segundo son los impuestos y los redondeos: la tienda calcula el IVA por línea y el ERP sobre el total, y los céntimos no cuadran. Hay que probarlo con pedidos reales de varios artículos y descuentos.

También vemos integraciones sin avisos. Si la sincronización falla un viernes por la tarde y nadie se entera hasta el lunes, el fin de semana se ha vendido con stock antiguo. Cualquier integración seria debe avisar por correo cuando algo no pasa. Y por último, probar solo con pedidos sencillos: un artículo, sin descuento, pagado con tarjeta. Los problemas salen con los cupones, los envíos gratuitos a partir de cierto importe y las devoluciones parciales.

Si además de vender al público vendes a profesionales con sus propias tarifas, te interesa leer qué es un portal B2B de pedidos y cómo convive con la tienda. Y si tienes comercio físico, en nuestra página para el sector del comercio explicamos cómo encaja todo con el TPV.

En TICB2B conectamos tiendas online con ERP partiendo de un diagnóstico de tus datos y tus procesos, y te entregamos por escrito qué se sincroniza, en qué dirección y con qué avisos. Cuéntanos qué tienda y qué ERP usas y te preparamos una propuesta de integración.