Quant costa implantar un ERP: de què depèn el preu

Quant costa implantar un ERP depèn sobretot de sis coses: el model de llicències, el nombre i el tipus d'usuaris, els mòduls que activis, la migració de dades, la formació i les adaptacions que demanis sobre el programa estàndard. Per això no hi ha un preu de catàleg que serveixi de res: dues empreses amb el mateix ERP poden pagar quantitats molt diferents segons quant hi vulguin tocar i quantes dades arrosseguin del sistema anterior.

En aquest article no hi trobaràs xifres en euros. Les tarifes dels fabricants canvien sovint i qualsevol número quedaria antiquat en pocs mesos. El que sí que podem fer és explicar-te cada partida, què l'encareix i quines preguntes has de fer perquè dos pressupostos es puguin comparar de debò.

Les partides del cost d'un ERP

Un pressupost d'implantació seriós separa el que pagues una vegada del que pagaràs cada mes o cada any. Aquesta taula en resumeix les habituals:

Llicències: subscripció o compra

La majoria d'ERP per a pimes es comercialitzen com a subscripció mensual o anual, sobretot els que funcionen al núvol. Pagues mentre el fas servir i les actualitzacions hi van incloses. Alguns fabricants mantenen, a més, la compra de llicència perpètua per instal·lar-la en un servidor propi. En aquest cas acostumes a pagar un manteniment anual per tenir dret a versions noves i a les actualitzacions legals, com els canvis en els models fiscals.

Quan comparis, fes el càlcul a diversos anys. Una subscripció sembla barata el primer mes i una llicència perpètua sembla cara el primer dia, i cap de les dues impressions no serveix per decidir. Si tries instal·lar-lo en local, suma-hi també el servidor, les seves còpies de seguretat i el temps de qui el manté.

Usuaris i tipus d'usuari

El preu sol anar per usuari amb nom, i no tots costen el mateix. Molts fabricants distingeixen entre usuaris complets i usuaris limitats: algú del magatzem que només prepara comandes, o un comercial que consulta l'estoc des del mòbil. Abans de demanar preu, fes una llista de qui hi entrarà i què necessita fer. És fàcil acabar pagant deu usuaris complets quan amb sis de permisos reduïts n'hi hauria prou.

Mòduls: activar el que faràs servir

Vendes, compres, magatzem i facturació són la base. Producció, projectes, servei tècnic, qualitat o TPV s'hi sumen segons el negoci. La nostra recomanació és arrencar amb l'imprescindible i activar la resta quan l'equip ja hi treballa amb soltesa. Una arrencada amb tots els mòduls alhora multiplica la formació, les proves i els errors de les primeres setmanes, i a més pagues des del primer dia funcions que encara no fa servir ningú.

Migració de dades, la partida que més se subestima

Passar clients, proveïdors, articles i tarifes sembla senzill fins que apareixen els duplicats, les fitxes sense NIF, els articles amb tres codis diferents o les tarifes desades al full de càlcul personal d'un comercial. El cost de la migració depèn menys del volum que de la qualitat de les dades.

Posem un magatzem de material de construcció de Lleida amb moltes referències, però ben codificades de sempre. Es migra amb menys esforç que una botiga amb poques referències escrites cada vegada d'una manera diferent. En el primer cas n'hi ha prou de mapar camps; en el segon cal revisar fitxa per fitxa.

També cal decidir quin històric es passa. Saldos pendents de cobrament i de pagament, sempre. Anys de factures antigues, gairebé mai: sol ser més pràctic deixar el sistema anterior en mode consulta durant un temps.

Adaptacions sobre l'estàndard

Aquí és on un pressupost es dispara. Cada informe especial, cada camp nou i cada canvi en un document costa hores de desenvolupament, i a més cal mantenir-ho quan el fabricant publica una versió nova. A nosaltres ens agrada revisar cada petició amb una pregunta senzilla: això ho demana el negoci o ho demana el costum? Moltes vegades l'estàndard resol el mateix amb un altre ordre de passos, i adaptar-se al programa surt més barat que adaptar el programa.

Quan sí que cal connectar l'ERP amb altres sistemes, com la botiga online o la plataforma del transportista, convé pressupostar-ho a part i amb el seu propi abast. A la nostra pàgina d'integracions entre sistemes expliquem els tipus de connexió més habituals.

Formació i arrencada

La formació inclou sessions per perfil (administració, magatzem, comercials), material de consulta i un període d'acompanyament durant les primeres setmanes, que és quan sorgeixen els dubtes de debò. Retallar aquí surt car. Un equip mal format acaba treballant per fora de l'ERP i torna a l'Excel tan bon punt alguna cosa no li quadra.

Costos que solen quedar fora del pressupost

• El temps del teu propi equip durant l'anàlisi, les proves i la revisió de dades.
• Ordinadors nous si els actuals van justos per al programa.
• Lectors de codis de barres, impressores d'etiquetes o terminals de magatzem.
• Una connexió a internet millor si tot passa al núvol.
• Hores de suport quan s'acaba la borsa inclosa.

Com demanar pressupostos d'ERP que es puguin comparar

1. Escriu una llista de processos i usuaris abans de parlar amb cap proveïdor.
2. Demana que cada proposta separi llicències, serveis d'implantació i suport.
3. Pregunta què inclou la migració: quines dades, quantes càrregues de prova i qui neteja.
4. Exigeix que les adaptacions hi apareguin una per una, amb el seu abast descrit.
5. Calcula el cost total a tres o cinc anys, sumant quotes i manteniment.

Si vols veure com s'ordena tot això en el calendari, a l'article sobre les fases d'una implantació d'ERP ho expliquem pas a pas, amb els punts on solen aparèixer els sobrecostos.

A TICB2B preparem cada pressupost per escrit després d'un diagnòstic dels teus processos, amb llicències, serveis i suport separats perquè sàpigues què pagues a cada partida. Pots veure com treballem a la nostra pàgina d'implantació d'ERP o demanar-nos una proposta per a la teva empresa.