Les fases d'una implantació d'ERP sense ensurts

Una implantació d'ERP sense ensurts segueix unes fases força estables: diagnòstic de processos, disseny de la solució, configuració, migració de dades, integracions, formació, proves, arrencada i acompanyament posterior. Els ensurts gairebé sempre arriben per saltar-se alguna d'aquestes fases d'implantació o per fer-les amb pressa, sobretot la neteja de dades i les proves amb casos reals abans de l'arrencada.

Cada fase hauria d'acabar amb alguna cosa concreta que la teva empresa revisa i aprova. Si un proveïdor et proposa començar a configurar el programa sense haver posat per escrit com treballeu, desconfia'n. Si encara no tens clar quin programa necessites, comença per què és un ERP i quan el necessita la teva empresa.

Fase 1. Diagnòstic i anàlisi de processos

És la fase que més s'intenta retallar i la que més estalvia després. Consisteix en entrevistes amb cada àrea (vendes, compres, magatzem, administració, producció si n'hi ha) per entendre com circula la informació: quins documents es fan servir, quins informes mira la direcció, on es tecleja el mateix dues vegades i quines excepcions apareixen cada setmana.

El resultat és un document d'anàlisi que descriu els processos actuals, els canvis proposats i el que l'ERP haurà de resoldre. El teu equip l'ha de llegir i corregir. El que no hi sigui no existeix per al projecte.

Fase 2. Disseny de la solució i proposta

Amb l'anàlisi al davant es decideix què es resol amb l'estàndard, què es configura de manera especial, què es desenvolupa i què s'integra amb altres programes. Aquí es tanquen els mòduls, el nombre i el tipus d'usuaris, el calendari i el pressupost. Tot per escrit.

És un bon moment per discutir cada adaptació. Si vols entendre què encareix un projecte, a quant costa implantar un ERP repassem les partides una per una.

Fase 3. Configuració de l'ERP

Configurar és donar forma al programa sense tocar-ne el codi: sèries de facturació, formes de pagament, tipus d'impost, tarifes i descomptes, magatzems i ubicacions, unitats de mesura, permisos de cada usuari, plantilles de comanda, albarà i factura. Sembla feina mecànica, però cada decisió afecta el dia a dia. Un exemple petit: si decideixes que els descomptes s'apliquen per família de producte en lloc de per article, canvien tant la manera de carregar tarifes com els informes de marge.

Fase 4. Migració de dades

La migració té el seu propi cicle. Primer s'exporten les dades del sistema antic, després es netegen, s'adapten a les plantilles de l'ERP nou, es fa una càrrega de prova i el teu equip la revisa. Normalment calen diverses càrregues de prova abans de la definitiva.

Posem un fabricant d'envasos de Terrassa que, en la primera càrrega, es troba que té el mateix client donat d'alta tres vegades, amb adreces de lliurament diferents i condicions de pagament que no coincideixen. Cal decidir quina és la bona, unificar fitxes i conservar les adreces com a punts de lliurament. És una feina que només pot fer algú de la casa que conegui els clients, i convé reservar-li temps.

El que es migra gairebé sempre: clients, proveïdors, articles, tarifes, estoc inicial i saldos pendents de cobrament i pagament. L'històric de vendes es valora cas per cas.

Fase 5. Integracions amb altres sistemes

Si l'ERP ha de parlar amb la botiga online, un portal de comandes, el banc, l'agència de transport o el programa de nòmines, les connexions es desenvolupen i es proven en paral·lel a la configuració. Per a cadascuna cal saber quines dades viatgen, en quina direcció i què passa quan falla. A la nostra pàgina d'integracions entre sistemes expliquem com es plantegen.

Fase 6. Formació per perfils

Formar tothom alhora en una sala no funciona bé. És millor fer sessions curtes per perfil, amb el programa ja configurat i amb dades reals de prova: el magatzem aprèn a preparar i rebre, administració a facturar i conciliar, els comercials a consultar i enregistrar comandes. Convé nomenar una persona de referència a cada àrea que resolgui els dubtes bàsics dels companys.

Fase 7. Proves amb casos reals

Les proves es fan de punta a punta: una comanda que se serveix en dos lliuraments, una devolució parcial, una factura rectificativa, un client amb recàrrec d'equivalència, una compra amb ports. Cada àrea prova els seus casos estranys, que són els que després aturen la feina.

No som partidaris de treballar setmanes en paral·lel amb el sistema antic i el nou, enregistrant-ho tot dues vegades. Esgota l'equip i els errors es barregen. Preferim proves intenses abans de l'arrencada i un tall net.

Fase 8. Arrencada de l'ERP

La data es tria amb cura. Millor lluny de la temporada alta i, si l'ERP porta la comptabilitat, coordinada amb l'assessoria (moltes empreses prefereixen començar un exercici o un trimestre nou). El dia abans es fa inventari físic, es tanca el sistema antic i es carrega l'estoc definitiu. Els primers dies algú de l'equip d'implantació ha d'estar disponible, presencialment o per videotrucada, per resoldre bloquejos al moment.

Fase 9. Acompanyament després de l'arrencada

Les primeres setmanes apareixen ajustos: un informe que falta, un permís mal posat, un document que cal retocar. També és quan l'equip comença a demanar millores que no se li havien acudit. Apunta-les en una llista i prioritza-les amb calma; no cal fer-ho tot el primer mes.

On apareixen els ensurts en una implantació d'ERP

• Anàlisi feta de pressa, que deixa fora processos que surten a la llum el dia de l'arrencada.
• Dades migrades sense netejar, amb duplicats i tarifes antigues.
• Les persones de referència de l'equip sense temps alliberat per al projecte.
• Adaptacions que es demanen a mig camí sense revisar el calendari.
• Arrencada en plena campanya o el dia abans d'unes vacances.

A TICB2B seguim aquestes fases en cada projecte: diagnòstic, proposta i pressupost per escrit, implantació i suport continu, presencialment a Catalunya o per videotrucada a la resta d'Espanya. Si estàs preparant una implantació d'ERP o en vols reconduir una que s'ha complicat, escriu-nos i ho revisem amb tu.