Las fases de una implantación de ERP sin sustos

Una implantación de ERP sin sustos sigue unas fases bastante estables: diagnóstico de procesos, diseño de la solución, configuración, migración de datos, integraciones, formación, pruebas, arranque y acompañamiento posterior. Los sustos casi siempre llegan por saltarse alguna de estas fases de implantación o por hacerlas con prisa, sobre todo la limpieza de datos y las pruebas con casos reales antes del arranque.

Cada fase debería terminar con algo concreto que tu empresa revisa y aprueba. Si un proveedor te propone empezar a configurar el programa sin haber puesto por escrito cómo trabajáis, desconfía. Si todavía no tienes claro qué programa necesitas, empieza por qué es un ERP y cuándo lo necesita tu empresa.

Fase 1. Diagnóstico y análisis de procesos

Es la fase que más se intenta recortar y la que más ahorra después. Consiste en entrevistas con cada área (ventas, compras, almacén, administración, producción si la hay) para entender cómo circula la información: qué documentos se usan, qué informes mira la dirección, dónde se teclea lo mismo dos veces y qué excepciones aparecen cada semana.

El resultado es un documento de análisis que describe los procesos actuales, los cambios propuestos y lo que el ERP tendrá que resolver. Tu equipo tiene que leerlo y corregirlo. Lo que no esté ahí, no existe para el proyecto.

Fase 2. Diseño de la solución y propuesta

Con el análisis delante se decide qué se resuelve con el estándar, qué se configura de forma especial, qué se desarrolla y qué se integra con otros programas. Aquí se cierran los módulos, el número y tipo de usuarios, el calendario y el presupuesto. Todo por escrito.

Es buen momento para pelear cada adaptación. Si quieres entender qué encarece un proyecto, en cuánto cuesta implantar un ERP repasamos las partidas una a una.

Fase 3. Configuración del ERP

Configurar es dar forma al programa sin tocar su código: series de facturación, formas de pago, tipos de impuesto, tarifas y descuentos, almacenes y ubicaciones, unidades de medida, permisos de cada usuario, plantillas de pedido, albarán y factura. Parece trabajo mecánico, pero cada decisión afecta al día a día. Un ejemplo pequeño: si decides que los descuentos se aplican por familia de producto en lugar de por artículo, cambian tanto la forma de cargar tarifas como los informes de margen.

Fase 4. Migración de datos

La migración tiene su propio ciclo. Primero se exportan los datos del sistema antiguo, después se limpian, se adaptan a las plantillas del ERP nuevo, se hace una carga de prueba y tu equipo la revisa. Normalmente hacen falta varias cargas de prueba antes de la definitiva.

Pongamos un fabricante de envases en Terrassa que se encuentra en la primera carga que tiene el mismo cliente dado de alta tres veces, con direcciones de entrega distintas y condiciones de pago que no coinciden. Hay que decidir cuál es la buena, unificar fichas y conservar las direcciones como puntos de entrega. Es trabajo que solo puede hacer alguien de la casa que conozca a los clientes, y conviene reservarle tiempo.

Lo que se migra casi siempre: clientes, proveedores, artículos, tarifas, stock inicial y saldos pendientes de cobro y pago. El histórico de ventas se valora caso a caso.

Fase 5. Integraciones con otros sistemas

Si el ERP tiene que hablar con la tienda online, un portal de pedidos, el banco, la agencia de transporte o el programa de nóminas, las conexiones se desarrollan y se prueban en paralelo a la configuración. Cada una necesita saber qué datos viajan, en qué dirección y qué pasa cuando falla. En nuestra página de integraciones entre sistemas explicamos cómo se plantean.

Fase 6. Formación por perfiles

Formar a todo el mundo a la vez en una sala no funciona bien. Es mejor hacer sesiones cortas por perfil, con el programa ya configurado y con datos reales de prueba: el almacén aprende a preparar y recibir, administración a facturar y conciliar, los comerciales a consultar y grabar pedidos. Conviene nombrar a una persona de referencia en cada área que resuelva las dudas básicas de sus compañeros.

Fase 7. Pruebas con casos reales

Las pruebas se hacen de punta a punta: un pedido que se sirve en dos entregas, una devolución parcial, una factura rectificativa, un cliente con recargo de equivalencia, una compra con portes. Cada área prueba sus casos raros, que son los que luego paran el trabajo.

No somos partidarios de trabajar semanas en paralelo con el sistema antiguo y el nuevo, grabándolo todo dos veces. Agota al equipo y los errores se mezclan. Preferimos pruebas intensas antes del arranque y un corte limpio.

Fase 8. Arranque del ERP

La fecha se elige con cuidado. Mejor lejos de la temporada alta y, si el ERP lleva la contabilidad, coordinada con la asesoría (muchas empresas prefieren empezar un ejercicio o un trimestre nuevo). El día anterior se hace inventario físico, se cierra el sistema antiguo y se carga el stock definitivo. Los primeros días alguien del equipo de implantación tiene que estar disponible, en presencial o por videollamada, para resolver bloqueos al momento.

Fase 9. Acompañamiento después del arranque

Las primeras semanas aparecen ajustes: un informe que falta, un permiso mal puesto, un documento que hay que retocar. También es cuando el equipo empieza a pedir mejoras que no se le habían ocurrido. Apúntalas en una lista y priorízalas con calma; no todo tiene que hacerse el primer mes.

Dónde aparecen los sustos en una implantación de ERP

• Análisis hecho deprisa, que deja fuera procesos que salen a la luz el día del arranque.
• Datos migrados sin limpiar, con duplicados y tarifas antiguas.
• Las personas de referencia del equipo sin tiempo liberado para el proyecto.
• Adaptaciones que se piden a mitad de camino sin revisar el calendario.
• Arranque en plena campaña o el día antes de unas vacaciones.

En TICB2B seguimos estas fases en cada proyecto: diagnóstico, propuesta y presupuesto por escrito, implantación y soporte continuo, en presencial en Cataluña o por videollamada en el resto de España. Si estás preparando una implantación de ERP o quieres reconducir una que se ha complicado, escríbenos y lo revisamos contigo.