Què és un ERP i quan el necessita la teva empresa

Un ERP és un programari de gestió que reuneix en una sola base de dades les àrees principals d'una empresa: vendes, compres, magatzem, facturació i comptabilitat, i segons el negoci també producció, projectes o servei tècnic. La teva empresa necessita un ERP quan la informació està repartida entre fulls de càlcul, programes que no es parlen entre ells i correus, i cada setmana algú perd hores quadrant dades que haurien de coincidir soles.

Les sigles provenen de l'anglès, Enterprise Resource Planning, que es traduiria com a planificació dels recursos de l'empresa. El nom aclareix poca cosa. La idea pràctica és que cada dada s'introdueix una vegada, al lloc on neix, i a partir d'aquí la fa servir tothom: el comercial veu l'estoc real, el magatzem veu les comandes pendents i administració factura sense tornar a teclejar res.

Què fa un ERP en el dia a dia

La manera més clara d'entendre-ho és seguir una comanda. Posem una distribuïdora de recanvis industrials d'Igualada que rep una comanda d'un taller. Sense ERP, el comercial l'apunta en una llibreta o en un Excel, truca al magatzem per preguntar si hi ha estoc, algú prepara l'albarà en Word i, a final de mes, administració passa els albarans al programa de facturació. Si hi ha hagut una devolució pel camí, se n'assabenta tard.

Amb un ERP, la comanda s'enregistra una sola vegada. El sistema comprova la disponibilitat i reserva les unitats, el magatzem la veu a la seva llista de preparació, l'albarà surt de la mateixa comanda i la factura es genera a partir dels albarans del període. En comptabilitzar-la es crea l'assentament i queda pendent el cobrament amb el seu venciment. Si l'estoc baixa del mínim que hagis fixat, l'ERP proposa la comanda al proveïdor. És un esquema molt habitual en el sector de la distribució i els majoristes, on cada error d'estoc acaba en una trucada d'un client enfadat.

Res d'això és màgia. És una base de dades ben dissenyada i unes regles que algú configura durant la implantació. Per això dues empreses amb el mateix ERP poden treballar de maneres molt diferents.

Els mòduls habituals d'un ERP

Gairebé tots els ERP del mercat es venen per mòduls. Contractes els que fas servir i n'afegeixes d'altres més endavant. Aquesta taula resumeix els més comuns:

No cal començar amb tot. Moltes pimes comencen per vendes, compres, magatzem i facturació, i deixen la comptabilitat en mans de la seva assessoria amb una exportació periòdica. D'altres prefereixen portar-la dins de l'ERP des del primer dia. Les dues opcions funcionen si es decideix amb calma i se'n parla abans amb qui porta els impostos.

Senyals que la teva empresa necessita un ERP

No hi ha una mida mínima ni una facturació a partir de la qual toqui. El que sí que hi ha són símptomes que es repeteixen en empreses que han crescut a base d'eines soltes:

• L'estoc del programa no coincideix amb el de la prestatgeria i ningú no se'n refia.
• Les dades d'un client són al programa de facturació, a l'Excel de tarifes i a l'agenda del comercial, i cada lloc diu una cosa diferent.
• Per saber quin marge deixa un client o un producte s'ha de muntar un full de càlcul a mà.
• Se n'escapen albarans sense facturar o comandes sense servir.
• El tancament de mes depèn d'una sola persona que sap on és cada cosa.
• Obres un segon magatzem, una botiga o un canal online i el sistema actual no dona més de si.

Amb dos o tres d'aquests senyals, val la pena estudiar-ho. Si només n'apareix un, de vegades n'hi ha prou d'ordenar processos o connectar el que ja tens. A l'article sobre les diferències entre ERP i CRM expliquem un cas freqüent: empreses que creuen que necessiten un ERP quan el que els falta és seguiment comercial.

Quan encara no cal un ERP

A nosaltres no ens convenç implantar un ERP complet en una empresa de serveis de dues o tres persones que emet poques factures al mes i no mou estoc. Un bon programa de facturació, ben connectat amb l'assessoria, cobreix aquesta necessitat amb menys cost i menys formació. Tampoc no té sentit quan l'empresa està a punt de canviar de model de negoci: és millor esperar que els processos s'assentin i no configurar-ho dues vegades.

Una altra situació habitual és l'empresa que ja té un ERP antic que funciona, però que fa anys que ningú no manté. Abans de canviar-lo convé revisar si el problema és el programa o com es fa servir. Canviar de programari per pura frustració i repetir els mateixos vicis en el nou surt car.

ERP al núvol o instal·lat en un servidor propi

La majoria de fabricants ofereixen versió al núvol amb pagament per usuari, i bastants mantenen també la versió instal·lada en un servidor de l'empresa. El núvol simplifica les còpies de seguretat i les actualitzacions, i permet treballar des de fora de l'oficina sense muntar accessos remots. El servidor propi dona més control sobre les dades i pot encaixar si ja tens infraestructura i algú que la mantingui.

Per a una pime sense departament d'IT, el núvol sol ser l'opció més còmoda. Això sí, llegeix bé les condicions d'exportació de dades per si algun dia vols canviar de programa, i comprova que la connexió a internet de l'oficina aguanta l'ús diari.

Què implica posar en marxa un ERP

Implantar un ERP porta setmanes o mesos, segons l'abast (a la nostra pàgina d'implantació d'ERP expliquem com ho plantegem). Cal analitzar processos, configurar el programa, migrar dades (clients, articles, tarifes, saldos pendents), formar l'equip i acompanyar l'arrencada. La part tècnica pesa menys del que sembla. El que consumeix més temps és decidir com vols treballar i netejar les dades antigues, que solen arrossegar duplicats i fitxes a mig omplir.

Si ets en aquest punt, a com triar un ERP per a una pime repassem els criteris per comparar opcions amb els teus processos al davant, sense deixar-te endur per la demostració més vistosa.

A TICB2B sempre comencem per un diagnòstic: mirem quins programes fas servir, com circula una comanda i on es perd el temps, i amb això et diem per escrit si et convé un ERP, quins mòduls i amb quin abast. Si vols que ho mirem amb el teu cas concret, explica'ns com treballeu ara i et preparem una proposta d'implantació d'ERP.