Com triar un ERP per a una pime: els criteris que importen

Per triar un ERP per a una pime, comença pels teus processos i deixa la marca per a més endavant: com vens, com compres, què controles al magatzem i què necessita la teva assessoria. Amb aquesta llista al davant, el criteri que pesa més és que el programa resolgui els teus processos principals sense desenvolupaments especials. El segon és qui te l'implantarà i a qui trucaràs quan alguna cosa falli un dilluns a primera hora.

Al mercat espanyol hi ha molta oferta. Odoo, Sage, Holded, a3ERP o SAP Business One surten en gairebé qualsevol conversa sobre el tema, i cadascun té el seu enfocament. No et direm quin és millor, perquè la resposta canvia d'una empresa a una altra. Sí que et podem donar els criteris per comparar-los sense perdre't en les demostracions.

Abans de mirar programes, escriu els teus processos

Seu amb qui fa cada feina i anota, en llenguatge planer, què passa des que entra una comanda fins que es cobra, i des que fas una comanda a un proveïdor fins que la pagues. Posem una empresa de recanvis agrícoles de Vic: ven al taulell, rep comandes de tallers per telèfon, compra a diversos proveïdors amb descomptes per volum i controla números de sèrie a la maquinària per gestionar garanties. Aquesta llista ja descarta programes. Si un ERP no gestiona números de sèrie de forma nativa, malament comencem.

Després separa l'imprescindible del desitjable. Imprescindible és el que, si falta, t'obliga a continuar amb fulls de càlcul paral·lels. Desitjable és el que estaria bé tenir, però sense el qual pots viure uns quants mesos. Aquesta distinció t'estalviarà moltes discussions quan vegis funcions cridaneres que no faràs servir mai.

Els criteris per triar ERP que pesen més

Encaix amb el teu sector

Hi ha ERP generalistes, que serveixen per a gairebé qualsevol empresa amb una mica de configuració, i ERP sectorials, pensats per a un ofici concret. Un distribuïdor necessita tarifes per client, ràpels i diversos magatzems. Un fabricant, escandalls i ordres de fabricació. Una empresa d'instal·lacions, parts de treball i control d'obra. Si treballes en el sector de la distribució i els majoristes, fixa't sobretot en com gestiona les tarifes, les promocions i les comandes de clients professionals.

Núvol o servidor propi

El núvol et treu del damunt el servidor, les còpies i les actualitzacions, i permet treballar des de qualsevol lloc. El servidor propi té sentit si ja tens infraestructura mantinguda, si treballes amb connexions poc fiables o si alguna integració ho exigeix. Pregunta quines edicions hi ha de cada programa, perquè alguns fabricants n'ofereixen totes dues i d'altres només una.

Relació amb l'assessoria

Moltes pimes porten la comptabilitat a fora. Pregunta a la teva assessoria amb quin programa treballa i com prefereix rebre les dades. Sage i a3ERP, per exemple, són noms molt coneguts als despatxos professionals, i això pot facilitar els intercanvis. Si tries un altre ERP, comprova que exporta els assentaments en un format que l'assessoria pugui importar sense retocar-los a mà cada trimestre.

Connexions amb altres sistemes

Fes la llista del que ha de parlar amb l'ERP: botiga online, portal de comandes per a clients, bancs, transportistes, programa de nòmines, eines de Microsoft 365. Pregunta si hi ha connectors ja fets i si el programa té una API documentada per al que no estigui resolt. Un ERP tancat pot ser còmode avui i un problema d'aquí a dos anys.

Facilitat d'ús per a qui el fa servir cada dia

Qui decideix sol ser la gerència, però qui passa vuit hores davant del programa és la persona d'administració o de magatzem. Si les pantalles l'obliguen a fer deu clics per a una cosa que fa cent vegades al dia, acabarà buscant dreceres per fora. Que el provin ells.

Qui l'implanta i el manté

El mateix ERP pot sortir molt bé o molt malament segons qui l'implanti. Pregunta qui farà l'anàlisi, qui el configurarà, com es dona el suport després de l'arrencada i com es fixa el temps de resposta. Que tot això quedi per escrit.

Propietat de les dades i sortida

Pregunta com s'exporten les dades si algun dia canvies de programa, en quin format i si té cost. És la pregunta que menys es fa i la que més fa mal quan arriba el moment.

Tipus d'ERP que trobaràs

La taula és orientativa. Cada fabricant té diverses edicions i la frontera entre tipus es mou amb cada versió. Els noms són exemples del mercat que se citen sovint, sense ordre de preferència.

Com fer la comparació a la pràctica

1. Redueix la llista a dos o tres candidats que compleixin els teus imprescindibles.
2. Demana una demostració amb els teus propis casos: una comanda amb la teva tarifa real, una devolució parcial, un inventari de final d'any.
3. Fes que el provin les persones que el faran servir cada dia i apunta els seus dubtes.
4. Demana pressupostos desglossats per llicències, implantació i suport.
5. Pregunta com se surt del programa i quant costa.

Per al quart punt, a l'article sobre quant costa implantar un ERP expliquem cada partida i què cal preguntar perquè les ofertes es puguin posar l'una al costat de l'altra.

Errors freqüents en triar un ERP

El més habitual és decidir per la quota mensual. La quota és una part petita del cost total i el que encareix un projecte són les adaptacions i les hores de consultoria. Un altre clàssic és triar el programa que fa servir un conegut d'un altre sector: el que funciona a una gestoria no té per què servir a un majorista d'alimentació.

També veiem sovint empreses que demanen a l'ERP nou que faci exactament el mateix que l'antic, pantalla per pantalla. Així es paguen desenvolupaments per reproduir vicis. I finalment, la decisió presa només per la direcció, sense que magatzem ni administració hagin vist el programa. Sol acabar amb una arrencada tensa.

A TICB2B t'ajudem a fer la llista de processos, a comparar opcions i a implantar l'escollida, amb proposta i pressupost per escrit. Pots veure com plantegem aquests projectes a la nostra pàgina d'implantació d'ERP per a pimes o explicar-nos quin programa estàs valorant per revisar-lo amb tu.