Cómo elegir un ERP para una pyme: los criterios que importan

Para elegir un ERP para una pyme, empieza por tus procesos y deja la marca para después: cómo vendes, cómo compras, qué controlas en el almacén y qué necesita tu asesoría. Con esa lista delante, el criterio que más pesa es que el programa resuelva tus procesos principales sin desarrollos especiales. El segundo es quién te lo va a implantar y a quién llamarás cuando algo falle un lunes a primera hora.

En el mercado español hay mucha oferta. Odoo, Sage, Holded, a3ERP o SAP Business One salen en casi cualquier conversación sobre el tema, y cada uno tiene su enfoque. No te vamos a decir cuál es mejor, porque la respuesta cambia de una empresa a otra. Sí podemos darte los criterios con los que compararlos sin perderte en las demos.

Antes de mirar programas, escribe tus procesos

Siéntate con quien hace cada trabajo y anota, en lenguaje llano, qué pasa desde que entra un pedido hasta que se cobra, y desde que pides a un proveedor hasta que pagas. Pongamos una empresa de recambios agrícolas en Vic: vende en mostrador, recibe pedidos de talleres por teléfono, compra a varios proveedores con descuentos por volumen y controla números de serie en la maquinaria para gestionar garantías. Esa lista ya descarta programas. Si un ERP no gestiona números de serie de forma nativa, mal empezamos.

Después separa lo imprescindible de lo deseable. Imprescindible es lo que, si falta, te obliga a seguir con hojas de cálculo paralelas. Deseable es lo que estaría bien tener, pero sin lo que puedes vivir unos meses. Esta distinción te ahorrará muchas discusiones cuando veas funciones llamativas que nunca vas a usar.

Los criterios para elegir ERP que más pesan

Encaje con tu sector

Hay ERP generalistas, que sirven para casi cualquier empresa con algo de configuración, y ERP sectoriales, pensados para un oficio concreto. Un distribuidor necesita tarifas por cliente, rappels y varios almacenes. Un fabricante, escandallos y órdenes de fabricación. Una empresa de instalaciones, partes de trabajo y control de obra. Si trabajas en el sector de la distribución y mayoristas, fíjate sobre todo en cómo gestiona tarifas, promociones y pedidos de clientes profesionales.

Nube o servidor propio

La nube te quita de encima el servidor, las copias y las actualizaciones, y permite trabajar desde cualquier sitio. El servidor propio tiene sentido si ya tienes infraestructura mantenida, si trabajas con conexiones poco fiables o si alguna integración lo exige. Pregunta qué ediciones existen de cada programa, porque algunos fabricantes ofrecen las dos y otros solo una.

Relación con la asesoría

Muchas pymes llevan la contabilidad fuera. Pregunta a tu asesoría con qué programa trabaja y cómo prefiere recibir los datos. Sage y a3ERP, por ejemplo, son nombres muy conocidos en los despachos profesionales, y eso puede facilitar los intercambios. Si eliges otro ERP, comprueba que exporta los asientos en un formato que la asesoría pueda importar sin retocarlos a mano cada trimestre.

Conexiones con otros sistemas

Haz la lista de lo que tiene que hablar con el ERP: tienda online, portal de pedidos para clientes, bancos, transportistas, programa de nóminas, herramientas de Microsoft 365. Pregunta si hay conectores ya hechos y si el programa tiene una API documentada para lo que no esté resuelto. Un ERP cerrado puede ser cómodo hoy y un problema dentro de dos años.

Facilidad de uso para quien lo usa cada día

Quien decide suele ser gerencia, pero quien pasa ocho horas delante del programa es la persona de administración o de almacén. Si las pantallas le obligan a dar diez clics para algo que hace cien veces al día, acabará buscando atajos por fuera. Que lo prueben ellos.

Quién lo implanta y lo mantiene

El mismo ERP puede salir muy bien o muy mal según quién lo implante. Pregunta quién hará el análisis, quién configurará, cómo se da el soporte después del arranque y cómo se fija el tiempo de respuesta. Que todo esto quede por escrito.

Propiedad de los datos y salida

Pregunta cómo se exportan los datos si algún día cambias de programa, en qué formato y si tiene coste. Es la pregunta que menos se hace y la que más duele cuando llega el momento.

Tipos de ERP que vas a encontrar

La tabla es orientativa. Cada fabricante tiene varias ediciones y la frontera entre tipos se mueve con cada versión. Los nombres son ejemplos de mercado que se citan a menudo, sin orden de preferencia.

Cómo hacer la comparación en la práctica

1. Reduce la lista a dos o tres candidatos que cumplan tus imprescindibles.
2. Pide una demostración con tus propios casos: un pedido con tu tarifa real, una devolución parcial, un inventario de fin de año.
3. Haz que lo prueben las personas que lo usarán cada día y apunta sus dudas.
4. Pide presupuestos desglosados por licencias, implantación y soporte.
5. Pregunta cómo se sale del programa y cuánto cuesta.

Para el cuarto punto, en el artículo sobre cuánto cuesta implantar un ERP explicamos cada partida y qué preguntar para que las ofertas se puedan poner una al lado de otra.

Errores frecuentes al elegir ERP

El más habitual es decidir por la cuota mensual. La cuota es una parte pequeña del coste total y lo que encarece un proyecto son las adaptaciones y las horas de consultoría. Otro clásico es elegir el programa que usa un conocido de otro sector: lo que le funciona a una gestoría no tiene por qué servirle a un mayorista de alimentación.

También vemos a menudo empresas que piden al ERP nuevo que haga exactamente lo mismo que el antiguo, pantalla por pantalla. Así se pagan desarrollos para reproducir vicios. Y por último, la decisión tomada solo por dirección, sin que almacén ni administración hayan visto el programa. Suele acabar con un arranque tenso.

En TICB2B te ayudamos a hacer la lista de procesos, a comparar opciones y a implantar la elegida, con propuesta y presupuesto por escrito. Puedes ver cómo planteamos estos proyectos en nuestra página de implantación de ERP para pymes o contarnos qué programa estás valorando para revisarlo contigo.