Quant costa el manteniment informàtic d'una empresa

El preu del manteniment informàtic d'una empresa depèn de quatre variables: quants usuaris i equips cal atendre, si hi ha servidors, en quin horari es dona el servei i quina part de la feina és presencial i quina és remota. No hi ha una tarifa estàndard al sector, i dues ofertes que semblen iguals poden cobrir coses molt diferents. Convé saber de què depèn la quota i com es cobra, per poder comparar pressupostos amb criteri.

De què depèn el preu del manteniment informàtic

Qui prepara un pressupost seriós comença fent preguntes. Si et donen una xifra tancada sense saber què tens, desconfia una mica: o et cobren de més per si de cas, o el contracte deixa fora bona part del que necessites.

Nombre d'usuaris i d'equips

És la variable que més pesa. Cada persona genera incidències: contrasenyes oblidades, correu que no se sincronitza, impressores que desapareixen, programes que no s'obren. I cada equip necessita actualitzacions, antivirus i alguna revisió. Deu usuaris amb un portàtil cadascun donen menys feina que deu usuaris que, a més, fan servir tauleta, mòbil d'empresa i un ordinador compartit al magatzem. Comptar els dispositius a més de les persones evita sorpreses a la primera factura.

Servidors i serveis al núvol

Un servidor local (de fitxers, de domini o amb la base de dades de l'ERP) afegeix feina contínua: pedaços, revisió de discos, comprovar que les còpies acaben bé, renovar certificats. Si tot és a Microsoft 365 i en aplicacions web, la part d'infraestructura es redueix, tot i que encara cal administrar usuaris, llicències i permisos.

Horari de cobertura

L'horari d'oficina és l'habitual. Si necessites cobertura a primera hora, els dissabtes o fora de la jornada (un torn de nit en una fàbrica, una clínica que obre a la tarda), el preu puja perquè algú ha d'estar disponible. Aquest horari ha de quedar escrit, igual que el temps de resposta, que també es fixa per escrit al contracte.

Presencial o remot

La majoria d'incidències es resolen per connexió remota, sense desplaçament. Les visites presencials costen més pel temps de viatge, i tenen sentit per al cablejat, el maquinari, els llocs de treball nous o una revisió periòdica de l'oficina. Una empresa de Manresa o del Bages pot combinar les dues coses amb facilitat. Una oficina a Valladolid o a Màlaga treballarà gairebé tot en remot i resoldrà amb equips enviats ja configurats el que en un altre cas demanaria una visita.

L'estat de partida

Un parc informàtic endreçat, amb equips d'edat semblant i llicències en regla, es manté amb menys hores que un amb ordinadors de set anys, contrasenyes compartides i un servidor que ningú no ha tocat des que es va instal·lar. Per això moltes empreses de manteniment cobren a part una posada al dia inicial abans de començar amb la quota.

Com es cobra: per usuari, bossa d'hores o tarifa plana

Les fórmules canvien d'un proveïdor a un altre, però gairebé totes són variacions d'aquestes:

A nosaltres la bossa d'hores ens sembla raonable per a empreses molt petites o com a complement, però té un efecte curiós: la gent deixa de trucar per no gastar hores, i els problemes petits s'acumulen fins que un es fa gros. La tarifa plana ho evita, sempre que l'abast estigui ben escrit. La quota per usuari és la més fàcil d'entendre quan la plantilla creix o es redueix al llarg de l'any.

Un exemple hipotètic: assessoria de vuit persones a Igualada

Posem per cas una assessoria d'Igualada amb vuit persones, vuit portàtils, un petit servidor on hi ha el programa de comptabilitat i una impressora multifunció. Treballen de dilluns a divendres en horari d'oficina i durant la campanya de la renda allarguen alguna tarda. Abans de donar un preu, el proveïdor necessita saber diverses coses:

• Si el servidor es queda o es planteja traslladar-lo al núvol els mesos vinents.
• On són les còpies de seguretat i si algú comprova que es poden restaurar.
• Quines llicències de Microsoft 365 tenen i qui les administra.
• Si durant la campanya volen cobertura ampliada a la tarda.
• Quantes visites presencials l'any esperen.

Amb aquestes respostes, el més lògic seria una quota per usuari que cobreixi suport remot il·limitat, l'administració de Microsoft 365 i la vigilància del servidor i de les còpies, més un nombre de visites l'any. La posada al dia inicial (revisar els portàtils, endreçar els permisos de les carpetes, comprovar les còpies) aniria com a feina a part, cobrada una sola vegada. Si el teu despatx s'assembla a aquest, a la pàgina sobre informàtica per a assessories i despatxos veuràs què sol preocupar més en aquest tipus d'oficines.

Què ha de dir un pressupost de manteniment

Comparar dues ofertes només per la quota mensual és un error freqüent. Posa-les una al costat de l'altra i busca aquests punts:

1. Quins dispositius i usuaris cobreix, amb xifres.
2. Horari de suport i canals per demanar ajuda (telèfon, correu, portal d'incidències).
3. Temps de resposta compromès, per escrit.
4. Si inclou antivirus, gestió de còpies, administració de Microsoft 365 i monitoratge, o si són extres.
5. Com es cobren els desplaçaments i les visites.
6. Què es considera projecte i es pressuposta a part (una migració, un servidor nou, un trasllat).
7. Permanència i condicions de sortida, inclòs el lliurament de contrasenyes i documentació.

L'últim punt s'oblida sovint. Si un dia canvies de proveïdor, necessites que et lliurin les credencials d'administració, l'inventari i la documentació de la xarxa, i si això consta al contracte des del principi t'estalvies discussions. Si vols repassar cada apartat amb més calma, tens una guia sobre què inclou i què no un contracte de manteniment informàtic.

Costos que no apareixen a la quota

El manteniment serveix perquè les coses funcionin. El que no sol cobrir és comprar coses noves ni fer canvis grans. Les llicències de programari, els equips que se substitueixen, l'emmagatzematge al núvol per a les còpies o un tallafoc nou es paguen a part, i convé preveure'ls al pressupost anual.

No tenir manteniment també costa diners, encara que no arribi cap factura: hores perdudes per un ordinador lent, un matí sense correu, un portàtil que s'espatlla i no té còpia. Quan una empresa calcula si li compensa el servei, sol comparar la quota amb zero, i aquesta comparació està mal plantejada.

Com demanar un pressupost que es pugui comparar

Prepara una llista curta abans de trucar a ningú: nombre d'usuaris, equips per tipus i edat aproximada, si hi ha servidor, què feu servir per al correu i els documents, on són les còpies i en quin horari treballeu. Amb això, qualsevol proveïdor et pot donar una xifra raonable, i tu pots comparar ofertes que parteixen de les mateixes dades.

A TICB2B comencem sempre amb un diagnòstic d'equips, xarxa, còpies i llicències, i després et lliurem la proposta i el pressupost per escrit, amb l'abast detallat. Pots veure com funciona el nostre servei de manteniment informàtic per a empreses o demanar-nos un pressupost de manteniment amb les dades de la teva oficina.