Cuánto cuesta el mantenimiento informático de una empresa

El precio del mantenimiento informático de una empresa depende de cuatro variables: cuántos usuarios y equipos hay que atender, si hay servidores, en qué horario se da el servicio y qué parte del trabajo es presencial y qué parte remota. No existe una tarifa estándar en el sector, y dos ofertas que parecen iguales pueden cubrir cosas muy distintas. Lo útil es saber de qué depende la cuota y cómo se cobra, para poder comparar presupuestos con criterio.

De qué depende el precio del mantenimiento informático

Quien prepara un presupuesto serio empieza por preguntar. Si te dan una cifra cerrada sin saber qué tienes, desconfía un poco: o están cobrando de más por si acaso, o el contrato deja fuera buena parte de lo que necesitas.

Número de usuarios y de equipos

Es la variable que más pesa. Cada persona genera incidencias: contraseñas olvidadas, correo que no sincroniza, impresoras que desaparecen, programas que no abren. Y cada equipo necesita actualizaciones, antivirus y alguna revisión. Diez usuarios con un portátil cada uno dan menos trabajo que diez usuarios que además usan tablet, móvil de empresa y un ordenador compartido en el almacén. Contar dispositivos además de personas evita sorpresas en la primera factura.

Servidores y servicios en la nube

Un servidor local (de ficheros, de dominio o con la base de datos del ERP) añade trabajo continuo: parches, revisión de discos, comprobar que las copias terminan bien, renovar certificados. Si todo está en Microsoft 365 y en aplicaciones web, la parte de infraestructura se reduce, aunque sigue habiendo que administrar usuarios, licencias y permisos.

Horario de cobertura

El horario de oficina es lo habitual. Si necesitas cobertura a primera hora, los sábados o fuera de jornada (un turno de noche en una fábrica, una clínica que abre por la tarde), el precio sube porque alguien tiene que estar disponible. Ese horario debe quedar escrito, igual que el tiempo de respuesta, que también se fija por escrito en el contrato.

Presencial o remoto

La mayoría de incidencias se resuelven por conexión remota, sin desplazamiento. Las visitas presenciales cuestan más por el tiempo de viaje, y tienen sentido para cableado, hardware, puestos nuevos o una revisión periódica de la oficina. Una empresa de Manresa o del Bages puede combinar las dos cosas con facilidad. Una oficina en Valladolid o en Málaga trabajará casi todo en remoto y resolverá con equipos enviados ya configurados lo que en otro caso pediría una visita.

El estado de partida

Un parque informático ordenado, con equipos de edad parecida y licencias en regla, se mantiene con menos horas que uno con ordenadores de siete años, contraseñas compartidas y un servidor que nadie ha tocado desde que se instaló. Por eso muchas empresas de mantenimiento cobran aparte una puesta al día inicial antes de empezar con la cuota.

Cómo se cobra: por usuario, bolsa de horas o tarifa plana

Las fórmulas cambian de un proveedor a otro, pero casi todas son variaciones de estas:

A nosotros la bolsa de horas nos parece razonable para empresas muy pequeñas o como complemento, pero tiene un efecto curioso: la gente deja de llamar para no gastar horas, y los problemas pequeños se acumulan hasta que uno se hace grande. La tarifa plana evita eso, siempre que el alcance esté bien escrito. La cuota por usuario es la más fácil de entender cuando la plantilla crece o se reduce a lo largo del año.

Un ejemplo hipotético: asesoría de ocho personas en Igualada

Pongamos una asesoría de Igualada con ocho personas, ocho portátiles, un pequeño servidor donde vive el programa de contabilidad y una multifunción. Trabajan de lunes a viernes en horario de oficina y en campaña de renta alargan alguna tarde. Antes de dar un precio, el proveedor necesita saber varias cosas:

• Si el servidor se queda o se plantea moverlo a la nube en los próximos meses.
• Dónde están las copias de seguridad y si alguien comprueba que se pueden restaurar.
• Qué licencias de Microsoft 365 tienen y quién las administra.
• Si en campaña quieren cobertura ampliada por la tarde.
• Cuántas visitas presenciales al año esperan.

Con esas respuestas, lo lógico sería una cuota por usuario que cubra soporte remoto ilimitado, la administración de Microsoft 365 y la vigilancia del servidor y las copias, más un número de visitas al año. La puesta al día inicial (revisar los portátiles, ordenar permisos de carpetas, comprobar las copias) iría como trabajo aparte, cobrado una sola vez. Si tu despacho se parece a este, en la página de informática para asesorías y despachos verás qué suele preocupar más en este tipo de oficinas.

Qué tiene que poner un presupuesto de mantenimiento

Comparar dos ofertas solo por la cuota mensual es un error frecuente. Pon las dos al lado y busca estos puntos:

1. Qué dispositivos y usuarios cubre, con número.
2. Horario de soporte y canales para pedir ayuda (teléfono, correo, portal de incidencias).
3. Tiempo de respuesta comprometido, por escrito.
4. Si incluye antivirus, gestión de copias, administración de Microsoft 365 y monitorización, o si son extras.
5. Cómo se cobran los desplazamientos y las visitas.
6. Qué se considera proyecto y se presupuesta aparte (una migración, un servidor nuevo, una mudanza).
7. Permanencia y condiciones de salida, incluida la entrega de contraseñas y documentación.

El último punto se olvida mucho. Si un día cambias de proveedor, necesitas que te entreguen las credenciales de administración, el inventario y la documentación de la red, y que eso figure en el contrato desde el principio ahorra discusiones. Si quieres repasar cada apartado con más calma, tienes una guía sobre qué incluye y qué no un contrato de mantenimiento informático.

Costes que no aparecen en la cuota

El mantenimiento cubre que las cosas funcionen. Lo que no suele cubrir es comprar cosas nuevas ni hacer cambios grandes. Las licencias de software, los equipos que se sustituyen, el almacenamiento en la nube para las copias o un firewall nuevo se pagan aparte, y conviene preverlos en el presupuesto anual.

No tener mantenimiento también cuesta dinero, aunque no llegue ninguna factura: horas perdidas por un ordenador lento, una mañana sin correo, un portátil que se rompe y no tiene copia. Cuando una empresa calcula si le compensa el servicio, suele comparar la cuota con cero, y esa comparación está mal planteada.

Cómo pedir un presupuesto que se pueda comparar

Prepara una lista corta antes de llamar a nadie: número de usuarios, equipos por tipo y edad aproximada, si hay servidor, qué usáis para el correo y los documentos, dónde están las copias y en qué horario trabajáis. Con eso, cualquier proveedor puede darte una cifra razonable, y tú puedes comparar ofertas que parten de los mismos datos.

En TICB2B empezamos siempre con un diagnóstico de equipos, red, copias y licencias, y después te entregamos la propuesta y el presupuesto por escrito, con el alcance detallado. Puedes ver cómo funciona nuestro servicio de mantenimiento informático para empresas o pedirnos un presupuesto de mantenimiento con los datos de tu oficina.