Informático en plantilla o soporte externo: cuándo compensa cada opción
Cuándo tiene sentido contratar a un informático en plantilla, cuándo compensa el soporte IT externo y cómo funciona el modelo mixto que acaban usando muchas empresas medianas.
Tener un informático en plantilla compensa cuando hay trabajo diario suficiente para una persona y sistemas propios que piden presencia constante. El soporte IT externo compensa en la mayoría de pymes, donde el volumen no llena una jornada y hacen falta conocimientos variados (redes, seguridad, Microsoft 365, servidores) que una sola persona difícilmente reúne. Muchas empresas medianas acaban en un punto intermedio: alguien de dentro que conoce la casa y un proveedor externo que cubre lo especializado.
Qué hace en realidad un informático en plantilla
En una empresa de tamaño medio, el informático de la casa resuelve las dudas de los compañeros, prepara los equipos nuevos, gestiona altas y bajas, habla con los proveedores de software y apaga fuegos. Tiene una ventaja que no aparece en ningún presupuesto: conoce a la gente, sabe qué programa usa contabilidad y por qué el comercial de Lleida siempre tiene problemas con la VPN.
Su limitación también es clara. Una persona sola no puede dominar a la vez la ciberseguridad, las redes, los servidores y el ERP. Además coge vacaciones, se pone enferma y algún día cambia de trabajo, y con ella se va buena parte del conocimiento si no estaba documentado.
Informático en plantilla o soporte externo: comparativa
| Criterio | Informático en plantilla | Soporte externo |
|---|---|---|
| Conocimiento de la empresa | Muy alto, está dentro cada día | Se construye con el tiempo y con buena documentación |
| Presencia física | Inmediata en la oficina | Remota casi siempre; visitas según contrato |
| Amplitud técnica | Limitada a lo que sabe una persona | Un equipo con perfiles distintos |
| Vacaciones y bajas | Hay que cubrirlas | El servicio sigue igual |
| Coste | Salario, cotizaciones, formación y herramientas | Cuota según alcance, sin costes de personal |
| Dependencia | De una persona concreta | De un contrato que puedes cambiar |
| Documentación | Depende de la disciplina de esa persona | Debería exigirse por contrato |
Al comparar costes, mucha gente pone el salario frente a la cuota mensual y da la cuenta por cerrada. Falta sumar la formación, las licencias de las herramientas de gestión, el tiempo de selección y, sobre todo, qué pasa cuando esa persona no está.
Cuándo compensa tener un informático en plantilla
Tiene sentido, sobre todo, en estas situaciones:
- Hay volumen diario para ocupar una jornada completa, sin inventar tareas.
- La empresa tiene sistemas propios que cambian a menudo: desarrollos internos, integraciones, máquinas conectadas en planta.
- Hay varios centros o turnos y la presencia física se necesita con frecuencia.
- Buscas a alguien que, además de dar soporte, lleve proyectos y coordine proveedores.
Si te reconoces en dos o más de estos puntos, probablemente ya necesitas a alguien dentro. Eso no obliga a que esa persona lo haga todo sola: un apoyo externo para seguridad o copias le quita mucha presión.
Cuándo compensa el soporte IT externo
En una oficina de cinco, diez o veinte personas, rara vez hay trabajo de informática para una jornada entera. Lo que hay son picos: una semana sin incidencias y un lunes en que fallan el correo, la impresora y el portátil del gerente. Un servicio externo absorbe esos picos sin que tengas que pagar a alguien a tiempo completo para esperar al siguiente.
El soporte externo también encaja cuando lo que te preocupa es la seguridad o las copias, temas en los que conviene tener a alguien que vea muchas instalaciones distintas y conozca los problemas habituales. Y cuando la empresa está repartida: una sede en Manresa y comerciales que trabajan desde Zaragoza o Bilbao se atienden igual de bien por conexión remota. Si quieres ver cómo se organiza en la práctica, en la página de soporte técnico remoto y presencial explicamos los canales y la forma de trabajar.
El modelo mixto: alguien de dentro y un proveedor de fuera
Pongamos una distribuidora de material eléctrico en Granollers con cuarenta personas, almacén, comerciales en la calle y un ERP con portal de pedidos. Tienen a una persona de administración que, con los años, se ha convertido en «la de informática»: sabe restablecer contraseñas, dar de alta un usuario en el ERP y llamar al proveedor cuando algo se complica.
Para una empresa así, contratar a un técnico a jornada completa puede ser excesivo, y dejarlo todo en manos de esa persona es arriesgado. Lo razonable sería que ella siga como primer punto de contacto y que un proveedor externo se ocupe de la red, el servidor, la seguridad, las copias y Microsoft 365, con un contrato que defina quién hace qué. Así nadie pisa a nadie, y si ella está de vacaciones el soporte sigue funcionando. Es un esquema que encaja bien en empresas de distribución y mayoristas, donde el almacén y los pedidos no pueden esperar.
Para que funcione hacen falta dos cosas. Una herramienta común para registrar incidencias, de modo que los dos vean lo mismo. Y una documentación compartida de contraseñas, equipos y red, que no dependa de la memoria de nadie.
Preguntas para decidir
- ¿Cuántas horas a la semana se dedican hoy a temas informáticos, sumando lo que cada uno hace por su cuenta?
- ¿Qué pasa si la persona que sabe de informática falta dos semanas?
- ¿Hay documentación de contraseñas, equipos y red fuera de la cabeza de alguien?
- ¿Tenéis proyectos previstos (cambio de servidor, ERP nuevo, migración a la nube) que piden conocimientos que no hay dentro?
- ¿Cuánto cuesta una hora de la empresa parada?
Las respuestas suelen aclarar el camino. Si el volumen es bajo y la dependencia de una persona es alta, el soporte externo reduce riesgo. Si el volumen es alto y hay muchos sistemas propios, toca pensar en contratar, idealmente con un apoyo externo para lo especializado. Para hacer números con la opción externa, te servirá el artículo sobre de qué depende el precio del mantenimiento informático.
En TICB2B trabajamos tanto como departamento de informática completo como de apoyo a un responsable interno. Empezamos con un diagnóstico y te proponemos por escrito el reparto de tareas que tenga sentido para tu empresa. Si quieres valorarlo, cuéntanos cómo os organizáis ahora.
Preguntas frecuentes
Sí, y es una combinación habitual en empresas medianas. La persona interna atiende a los compañeros y conoce los procesos, y el proveedor externo se ocupa de seguridad, servidores, copias o proyectos. Funciona bien si el contrato reparte las tareas por escrito y ambos comparten la misma documentación y la misma herramienta de seguimiento de incidencias.
No hay una cifra fija; depende más del número de sistemas y de su complejidad que del tamaño de la plantilla. Una empresa con pocos trabajadores pero con desarrollos propios, máquinas conectadas y varios centros puede necesitarlo antes que una oficina más grande que trabaja solo con Microsoft 365 y un ERP en la nube.
No necesariamente. La mayoría de incidencias se resuelven en remoto, pero un contrato de soporte suele incluir visitas presenciales para hardware, cableado, puestos nuevos o revisiones. En Cataluña se combina remoto y presencial; en otras zonas lo habitual es trabajar en remoto y enviar los equipos ya configurados para que solo haya que conectarlos.
