Informàtic en plantilla o suport extern: quan compensa cada opció
Quan té sentit contractar un informàtic en plantilla, quan compensa el suport IT extern i com funciona el model mixt que acaben fent servir moltes empreses mitjanes.
Tenir un informàtic en plantilla compensa quan hi ha prou feina diària per a una persona i sistemes propis que demanen presència constant. El suport IT extern compensa a la majoria de pimes, on el volum no omple una jornada i calen coneixements variats (xarxes, seguretat, Microsoft 365, servidors) que una sola persona difícilment reuneix. Moltes empreses mitjanes acaben en un punt intermedi: algú de dins que coneix la casa i un proveïdor extern que cobreix la part especialitzada.
Què fa realment un informàtic en plantilla
En una empresa de mida mitjana, l'informàtic de la casa resol els dubtes dels companys, prepara els equips nous, gestiona les altes i les baixes, parla amb els proveïdors de programari i apaga focs. Té un avantatge que no apareix en cap pressupost: coneix la gent, sap quin programa fa servir comptabilitat i per què el comercial de Lleida sempre té problemes amb la VPN.
La seva limitació també és clara. Una persona sola no pot dominar alhora la ciberseguretat, les xarxes, els servidors i l'ERP. A més, fa vacances, es posa malalta i algun dia canvia de feina, i amb ella se'n va bona part del coneixement si no estava documentat.
Informàtic en plantilla o suport extern: comparativa
| Criteri | Informàtic en plantilla | Suport extern |
|---|---|---|
| Coneixement de l'empresa | Molt alt, hi és cada dia | Es construeix amb el temps i amb una bona documentació |
| Presència física | Immediata a l'oficina | Remota gairebé sempre; visites segons el contracte |
| Amplitud tècnica | Limitada al que sap una persona | Un equip amb perfils diferents |
| Vacances i baixes | Cal cobrir-les | El servei continua igual |
| Cost | Sou, cotitzacions, formació i eines | Quota segons l'abast, sense costos de personal |
| Dependència | D'una persona concreta | D'un contracte que pots canviar |
| Documentació | Depèn de la disciplina d'aquesta persona | S'hauria d'exigir per contracte |
A l'hora de comparar costos, molta gent posa el sou al costat de la quota mensual i dona el càlcul per tancat. Falta sumar-hi la formació, les llicències de les eines de gestió, el temps de selecció i, sobretot, què passa quan aquesta persona no hi és.
Quan compensa tenir un informàtic en plantilla
Té sentit, sobretot, en aquestes situacions:
- Hi ha prou volum diari per ocupar una jornada completa, sense inventar tasques.
- L'empresa té sistemes propis que canvien sovint: desenvolupaments interns, integracions, màquines connectades a la planta.
- Hi ha diversos centres o torns i la presència física es necessita amb freqüència.
- Busques algú que, a més de donar suport, porti projectes i coordini proveïdors.
Si et reconeixes en dos o més d'aquests punts, probablement ja necessites algú de dins. Això no vol dir que aquesta persona ho hagi de fer tot sola: un suport extern per a la seguretat o les còpies li treu molta pressió.
Quan compensa el suport IT extern
En una oficina de cinc, deu o vint persones, poques vegades hi ha feina d'informàtica per a una jornada sencera. El que hi ha són pics: una setmana sense incidències i un dilluns en què fallen el correu, la impressora i el portàtil del gerent. Un servei extern absorbeix aquests pics sense que hagis de pagar algú a temps complet perquè esperi el següent.
El suport extern també encaixa quan el que et preocupa és la seguretat o les còpies, temes en què convé tenir algú que vegi moltes instal·lacions diferents i conegui els problemes habituals. I quan l'empresa està repartida: una seu a Manresa i comercials que treballen des de Saragossa o Bilbao s'atenen igual de bé per connexió remota. Si vols veure com s'organitza a la pràctica, a la pàgina de suport tècnic remot i presencial expliquem els canals i la manera de treballar.
El model mixt: algú de dins i un proveïdor de fora
Posem per cas una distribuïdora de material elèctric a Granollers amb quaranta persones, magatzem, comercials al carrer i un ERP amb portal de comandes. Tenen una persona d'administració que, amb els anys, s'ha convertit en «la d'informàtica»: sap restablir contrasenyes, donar d'alta un usuari a l'ERP i trucar al proveïdor quan alguna cosa es complica.
Per a una empresa així, contractar un tècnic a jornada completa pot ser excessiu, i deixar-ho tot en mans d'aquesta persona és arriscat. El raonable seria que ella continués com a primer punt de contacte i que un proveïdor extern s'ocupés de la xarxa, el servidor, la seguretat, les còpies i Microsoft 365, amb un contracte que defineixi qui fa què. Així ningú no trepitja ningú, i si ella és de vacances el suport continua funcionant. És un esquema que encaixa bé en empreses de distribució i majoristes, on el magatzem i les comandes no poden esperar.
Perquè funcioni calen dues coses. Una eina comuna per registrar les incidències, de manera que tots dos vegin el mateix. I una documentació compartida de contrasenyes, equips i xarxa, que no depengui de la memòria de ningú.
Preguntes per decidir
- Quantes hores a la setmana es dediquen avui a temes informàtics, sumant el que cadascú fa pel seu compte?
- Què passa si la persona que en sap d'informàtica falta dues setmanes?
- Hi ha documentació de contrasenyes, equips i xarxa fora del cap d'algú?
- Teniu projectes previstos (canvi de servidor, ERP nou, migració al núvol) que demanen coneixements que no teniu a dins?
- Quant costa una hora d'empresa aturada?
Les respostes solen aclarir el camí. Si el volum és baix i la dependència d'una persona és alta, el suport extern redueix el risc. Si el volum és alt i hi ha molts sistemes propis, toca pensar a contractar, idealment amb un suport extern per a la part especialitzada. Per fer números amb l'opció externa, et servirà l'article sobre de què depèn el preu del manteniment informàtic.
A TICB2B treballem tant com a departament d'informàtica complet com de suport a un responsable intern. Comencem amb un diagnòstic i et proposem per escrit el repartiment de tasques que tingui sentit per a la teva empresa. Si ho vols valorar, explica'ns com us organitzeu ara.
Preguntes freqüents
Sí, i és una combinació habitual a les empreses mitjanes. La persona interna atén els companys i coneix els processos, i el proveïdor extern s'ocupa de la seguretat, els servidors, les còpies o els projectes. Funciona bé si el contracte reparteix les tasques per escrit i tots dos comparteixen la mateixa documentació i la mateixa eina de seguiment d'incidències.
No hi ha una xifra fixa; depèn més del nombre de sistemes i de la seva complexitat que de la mida de la plantilla. Una empresa amb pocs treballadors però amb desenvolupaments propis, màquines connectades i diversos centres el pot necessitar abans que una oficina més gran que només treballa amb Microsoft 365 i un ERP al núvol.
No necessàriament. La majoria d'incidències es resolen en remot, però un contracte de suport sol incloure visites presencials per al maquinari, el cablejat, els llocs de treball nous o les revisions. A Catalunya es combinen el remot i el presencial; en altres zones el més habitual és treballar en remot i enviar els equips ja configurats perquè només calgui connectar-los.
